Пришёл, увидел, убедил

Многие руководители считают, что приёмы деловой презентации не стоит отдельно и углублённо изучать. Она ассоциируется со скучным занятием, связанным с чтением сотни громоздких слайдов в Power Point. Такие руководители боятся и избегают публичных выступлений, так как это огромный риск. По ним аудитория будет судить о ценности представленных идей и, соответственно, о личности оратора. Обидно, когда идеи и проекты умирают только из-за того, что вы не смогли поразить воображение аудитории.

На самом деле презентация – это искусство убеждения слушателей, потенциальных сторонников или противников. Всем, кто хочет развить свои навыки влияния, этому искусству стоит учиться. Вот лишь некоторые секреты, которые помогут сделать своё выступление более ярким и запоминающимся.

Правило № 1. Отвечайте на самый главный вопрос аудитории
Огромное количество презентаций написано в духе «А вот и я» и полностью игнорирует немой вопрос слушателей. Какой же он? ­Аудитория слушает вас, смотрит на вас, на слайды и задаётся только одним вопросом: «Какое мне до этого дело?»

Вам кажется, это звучит дерзко? Что ж, проигнорируйте этот вопрос и будьте готовы к тому, что аудитория сделает то же самое. Презентация в духе «А вот и я» – это рассказ о том, что очень интересно вам и как хорошо вы в этом разбираетесь. Например, IT-специалист рассказывает о безумно важной для него теме – серверной виртуализации: «Это метод разбиения физического сервера на множество серверов таким образом, чтобы каждый имел внешние признаки и возможности, предназначенные для запуска своей собственной выделенной машины».

Часть аудитории уже уснула, а это даже не вся презентация целиком, всего лишь реплика. Вывод: слушатели не должны гадать, в чём же ценность вашей идеи. Представьте, что в ответ на каждый слайд вы слышите из зала дерзкий выкрик: «Ну и что?!» Прочтите свою презентацию, каждый раз отвечая на немой вопрос слушателя.

А вот как рассказывает о серверной виртуализации президент одного из крупнейших системных интеграторов в России: «Эта технология позволит компаниям запускать на каждом компьютере сразу несколько массивных бизнес-приложений. Тем самым вы заставляете компьютеры трудиться на полную катушку, обходитесь одним ПК там, где раньше работало несколько, экономите на электричестве и аренде рабочих площадей».

Если ваша идея, продукт или проект поможет слушателям заработать денег или сэкономить их, решить сложную задачу, скажите им об этом. Если ценность, на ваш взгляд, очевидна, тем более скажите о ней.
Отвечайте на главный вопрос с первой секунды выступления, и вы удержите внимание аудитории и сможете увлечь её за собой.

Правило № 2. Заставьте аудиторию переживать
Великолепные слайды не будут стоить ничего, если оратор говорит, как автомат. Некоторые руководители стесняются выражать свои эмоции, но ведь именно они привлекают и мотивируют окружающих.
Любое выступление должна питать страсть. Если ваш проект вас не вдохновляет, нельзя ожидать, что он вдохновит всех остальных.

Верьте в своё дело, вера порождает эмоции, они питают мысли, которые облекаются в слова и только тогда отзываются в ваших слушателях.

Поймите, что питает вас энергией. Попробуйте выработать зажигательное утверждение. Заполните пробел во фразе: «Я испытываю энтузиазм по отношению к продукту, проекту, идее, потому что…» А сформулировав, делитесь своим энтузиазмом со всеми.

Правило № 3. Будьте источником энергии для слушателей
Попробуйте сделать одно упражнение. Запишите на видео несколько минут своего обычного выступления. Просмотрите запись, лучше с кем-то. Оцените по десятибалльной шкале уровень энергии и выразительности речи. Часто это 3–4 балла. Теперь попробуйте выступить на все 10. Говорите с выражением, используйте жесты, интонационно выделяйте ключевые слова. Повышайте свою выразительность до тех пор, пока не почувствуете дискомфорт. Теперь просмотрите вторую запись. Возьмите всё лучшее и используйте в своих выступлениях.

Оживите вашу презентацию. Даже самый подготовленный оратор, каким бы гладким и отполированным ни было выступление, не сможет удержать аудиторию от поглядывания на часы дольше 20–30 минут. Есть масса способов оживить и разнообразить выступление. Подготовьте и поставьте видеоклип «в тему». На презентации iPhone 3G после просмотра 30-секундного ролика Стив Джобс сделал ход конём. Он произнёс: «Ну разве это не прекрасно? Хотите увидеть это снова? Давайте посмотрим ещё раз! Мне нравится эта реклама!» И поставил клип заново.

Только помните, что клип должен быть очень коротким. Средняя длительность популярного клипа на Youtube не превышает 2,5 минуты.

Когда на другой своей презентации Джобс объявил, что все альбомы Мадонны будут доступны на iTunes, на экране неожиданно появилось изображение с веб-камеры Мадонны. Певица заявила, что сама устала ждать, когда же наконец сможет скачать свои собственные песни. Вы тоже можете пригласить гостя как из вашей компании, так и извне. Это может быть крупный руководитель, довольный клиент, бизнес-партнёр или просто отличный эксперт по обсуждаемому вопросу. Такие неожиданные повороты привлекают внимание слушателей.

Если ваш продукт можно продемонстрировать, впишите это в сценарий выступления. Дайте в руки участникам что-то вещественное.

Разжигайте аппетит аудитории, нагнетайте ожидание, чтобы создать новые переживания. Держите хороший темп, но молчите в критических моментах. Ничто не создаёт большего драматизма, как вовремя и правильно выдержанная пауза. Дайте дышать вашим выступлениям.

Правило № 4. «Оденьте» ваши цифры
Цифры очень редко резонируют с людьми. До тех пор пока они не помещены в контекст, который слушатели могут понять и представить, цифры остаются лишь значками на бумаге. «Одевайте» ваши цифры, чтобы сделать их более интересными, выразительными и убедительными.

Когда IBM сделала супермощный компьютер Roadrunner, создатели столкнулись с одной сложностью. Им предстояло рассказать аудитории, что машина работает со скоростью один петафлоп в секунду. Петафлоп – это тысяча триллионов вычислений, единица с 15 нулями. Понятно, что это много, но для большинства людей эта цифра будет бессмысленной.

Вот как в IBM вышли из положения. «Что такое петафлоп вычислений в секунду? Это эквивалент мощности 100 тыс. современных ноутбуков. Это штабель из ноутбуков высотой 2,5 км. Понадобится 40 лет, чтобы всё население Земли (7 млрд человек) на калькуляторах, выполняя по одной операции в секунду, производя вычисления 24 часа в сутки, сделало то, что Roadrunner сделает за один день».

Вот как «одели» в Intel цифру 730 000 000 транзисторов на одной кремниевой пластине, презентуя новый процессор Core i7: «Если бы машины улучшили за прошедшее десятилетие своё потребление бензина так же, как компьютеры улучшили свою эффективность, мы сегодня могли бы трижды обогнуть земной шар на одном литре».

Когда у Джобса спросили, не волнуется ли он, что доля Apple на американском рынке замерла на отметке 5%, он замечательно «одел» эту, казалось бы, скромную цифру: «Наша доля больше, чем доли BMW и Mercedes на автомобильных рынках. Пока ещё никому не приходило в голову, что эти компании должны покинуть рынки или что они находятся в опасном положении».

Используя аналогии и образные сравнения, помещайте ваши цифры в понятный аудитории контекст.

Правило № 5. Говорите просто
Как говорил Альберт Эйнштейн, «если вы не можете объяснить это просто, значит вы сами не понимаете это до конца». Слишком многие люди пытаются произвести впечатление потоком информации на аудиторию, считая это свидетельством ума. Но речи выдающихся ораторов просты, конкретны и эмоциональны.

Хорошая новость заключается в том, что ясность речи – это математическая величина. Она завязана на объём нашей оперативной памяти. Проверьте, сколько из 20–30 имён (дат, названий городов) вы запомните с первого прочтения, какой объём информации будет обработан в оперативной памяти и попадёт в долгосрочную. Исследования показывают устойчивый показатель 7 плюс/минус 2, причём чаще минус. В ситуации переизбытка информации этот показатель снижается до 3.

7 – 2 – это количество слов в понятном предложении, количество буллитов на простом слайде. Это и есть коэффициент ясности вашей речи. Есть несколько критериев, которые помогут его оценить:
– среднее число слов в предложении;
– количество трудных слов в предложении (имеющих более трёх ­слогов);
– «индекс тумана» – годы образования, которые должен иметь читатель для полного понимания текста.

Сравните два выступления на схожую тему.

Билл Гейтс (International Consumer Electronic Show 2007): «В процессорах сейчас появляется поддержка шины памяти шириной 64 бита, и этот переход мы делаем без какой-либо несовместимости, не тратя на него много денег. Программы, старые 32-битные программы, могут работать, но если вам понадобится больший объём памяти, он ваш».

Стив Джобс (Macworld 2007): «Вы помните, всего год назад я объявил, что мы переходим на процессоры Intel. Это было вроде пересадки мозга. Я говорил, что мы сделаем это за следующие двенадцать месяцев. Мы сделали это за семь. Это был самый гладкий и успешный из всех переходов, которые мы видели в нашей отрасли».

Написав и структурировав текст своего выступления, проверьте его на ясность. Избавьтесь от лишних слов и громоздких оборотов. Сложные предложения разделите на простые, где возможно, замените запятые точками.

Создайте твиттероподобные заголовки. Когда основатели Google Сергей Брин и Лари Пейдж пришли в венчурный фонд Sequoia Capital в поисках финансирования разработанной ими технологии поиска, они описали свою компанию одним предложением: «Google даст доступ ко всей информации мира в один клик». С тех пор инвесторы ввели стандарт, который звучит так: «Если вы не можете описать то, что вы делаете, в 10 словах или меньше, мы это не купим, мы в это не инвестируем, нам это неинтересно».

Группируйте ваши сообщения в тройки. Людям легче их усваивать. Они выглядят и просто, и ёмко одновременно. Этот принцип давно используют спортивные тренеры. Можно часами объяснять, например, как правильно играть в теннис, и эта игра так и останется недоступной. А можно на каждой тренировке задавать три новых фокуса внимания, например: центр тяжести, замах, стойка. И это будет иметь эффект.

Делите сценарий выступления также на три части. Анонсируйте ваш план аудитории и отслеживайте продвижение по ходу выступления. Разделение сценария даёт аудитории ясное направление. Оно показывает, где вы уже были, где находитесь и где будете.

Правило № 6. Используйте слайды в качестве иллюстраций, а не в качестве книги
Ваша аудитория хочет, чтобы вы её убедили, научили и развлекли. Именно в таком порядке. При этом никто не хочет читать текст на ваших слайдах. Многие просто не успевают. Кроме того, если слушатели начинают читать текст, они уже не слышат выступление и об их вовлечённости не приходится говорить.

Используйте красноречивые иллюстрации. Если вас просят «прислать» презентацию, знайте, это совсем другой документ. Он гораздо более насыщен информацией. При публичном выступлении вы можете смело перекроить эту презентацию, убрав половину слайдов и информации, а полную версию раздать слушателям в качестве дополнительных мате­риалов.

Используйте больше изображений. Если информация передаётся устно, люди через трое суток помнят примерно 10%. Если добавить изображение, эта цифра увеличивается до 65%.

Правило № 7. Сделайте ответы на вопросы запланированной частью выступления
Когда одного влиятельного политика спросили, как он работает с каверзными вопросами прессы, он ответил: «А какие у вас есть вопросы для моих ответов?»

Заранее определите несколько наиболее вероятных категорий вопросов. Не старайтесь запомнить ответы на сотни возможных вопросов. Подготовьте ответы по категориям. Выслушайте вопрос и поймите, из какой «корзины» брать ответ. Посмотрите в глаза спрашивающему, доброжелательно и уверенно дайте ответ. Это будет частью выступления. Хороший ответ на сложный вопрос – замечательная возможность ещё больше завоевать аудиторию.