Траты по делу

В условиях глобализации конкурентная борьба компаний за ресурсы и внимание клиентов постоянно обостряется. Выигрывает тот, кто умело комбинирует фундаментальные подходы к управлению затратами и современные методы воздействия на оборачиваемость и ликвидность активов. Подтверждение этого – практика оптимизации расходов на деловые поездки.

В погоне за лидерством

В России этот вопрос особенно актуален. Крупнейшие отечественные компании и транснациональные корпорации, работающие в стране, имеют, как правило, широкую партнёрскую и сбытовую сеть, огромное количество интегрированных в структуру производственных подразделений, нередко удалённых друг от друга и центрального офиса.

По результатам исследования, проведённого Ernst&Young, большинство (71%) топ-менеджеров считает, что отсутствие возможности личной встречи с клиентами и партнёрами чревато потерей конкурентного преимущества. Более того, подавляющая часть (86%) опрошенных воспринимает затраты на проведение встреч с партнёрами и клиентами как инвестиции в развитие бизнеса и существенный фактор будущего успеха.

Командировочные и представительские расходы, как правило, являются третьей по объёму статьёй в корпоративных тратах после зарплаты сотрудников и IT. Всемирный совет деловых путешествий и туризма (WorldTravel&TourismCouncil, WTTC) оценивает объём деловых поездок в $856 млрд и прогнозирует его долгосрочный рост к 2015 году на 4% ежегодно в корреляции с ростом мирового ВВП, несмотря на режим экономии, которого придерживаются многие компании в посткризисный период. По данным WTTC, объём российского рынка бизнес-путешествий в 2012 году составил $7 млрд, которые примерно поровну делятся между поездками внутри страны и за рубеж. 73% участников исследования Ernst&Young отметили увеличение количества командировок в их компании по сравнению с прошедшими пятью годами. А последующего роста деловых поездок в ближайшие пять лет ожидают 50% менеджеров.

Область деловых поездок однозначно характеризуется руководителями как значимый аспект бизнеса. Расходы в данном направлении, по оценке топ-менеджеров, будут только возрастать. Следовательно, неизбежно повышение спроса на специфичные для этой сферы методы эффективного управления и контроля.
Линии связи
80% руководителей признают, что траты на деловые поездки составляют значительную часть расходов, а потому должны быть включены в программы оптимизации. Использование современных средств связи (видеоконференции, телефония) экономит бюджет. Но может ли это быть полноценной заменой личным встречам, особенно если это не внутренние коммуникации, а общение с партнёром или клиентом, участие в конференциях? Мнения опрошенных разделились. Чуть меньше половины (48%) не согласились с тем, что эффект от личных и видеовстреч идентичен, в то время как 38% посчитали использование электронных средств связи действенной заменой деловым поездкам, а 14% затруднились с ответом.

Такой результат связан с тем, что использование удалённых видов связи для разных групп контрагентов имеет разную значимость. Но если речь идёт о крупных клиентах, где важна «химия» отношений, 71% респондентов признают, что отсутствие возможности личной встречи может повлечь за собой негативные последствия. Таким образом, использование современных средств коммуникации, безусловно, даёт положительный эффект в виде экономии бюджета, но не позволяет полностью заменить деловые поездки.

Уроки экономии

В настоящее время многие российские компании передают функции бронирования билетов и отелей в агентства, специализирующиеся на оказании услуг в области организации делового туризма. Такое сотрудничество, как правило, позволяет получить эффект в виде скидок (за счёт договоров между агентствами и поставщиками услуг), детального контроля соблюдения политики компании в области делового туризма (заказ билетов бизнес-класса, ограничения по использованию поездок в личных целях и пр.) и экономии времени на бронировании, внутреннем контроле и отчётности (благодаря автоматической интеграции данных об оказанных услугах в учётные системы компаний-клиентов).
При этом существенного улучшения контрольной среды в области учёта расходов можно добиться за счёт централизации аналитической и контрольной функций. Крупнейшие мировые компании для этого зачастую используют весьма эффективные финансовые инструменты, предлагаемые различными платёжными системами и банками.

За рубежом активно применяются персональные корпоративные карты и корпоративные кредитные счета (business travel account или travel management account). Персональные корпоративные карты используются, как правило, для оплаты сотрудниками расходов на деловые поездки в индивидуальном порядке, в то время как кредитный счёт, к которому выпускается только виртуальная карта, оформляется на предприятие в целом и служит для централизованной оплаты расходов. Кроме того, обязательным условием большинства банков и платёжных систем, выпускающих подобные виртуальные кредитные карты, является наличие у компании авторизованного банком агентства по организации деловых путешествий. При выпуске индивидуальных корпоративных карт подобного требования нет.

По сути, оба эти инструмента представляют собой вариации услуги банков по краткосрочному кредитованию юридических лиц. Отсрочка оплаты по кредитным картам и счетам позволяет активно воздействовать на оборачиваемость капитала и коэффициент текущей ликвидности.

На российском рынке возможность оплаты расходов на деловые поездки через виртуальную карту, привязанную к корпоративному кредитному счёту, появилась всего пару лет назад. И в силу новизны этот инструмент недостаточно хорошо изучен отечественными предпринимателями. Между тем, как показал опрос, 65% крупнейших компаний российского рынка считают возможность отсрочки платежа существенным критерием при выборе инструментов контроля над расходами по деловым поездкам и мероприятиям. Но такие карты, как правило, выдаются ограниченному числу сотрудников: высшему руководству, менеджерам по продажам, консультантам. И, несмотря на привлекательность данного инструмента, некоторые относятся к нему с определённой долей недоверия из-за случаев сбоев и взломов.

До сих пор многие организации не отказываются от использования наличных средств – для тех случаев, когда необходимо в экстренном режиме организовать поездку, оплатить мелкие расходы или питание либо покрыть расходы по проживанию в удалённых районах, где кредитные карты вообще не принимаются. Иностранные компании, имеющие подразделения в России, стараются минимизировать оборот наличных, ассоциируя их с рисками мошенничества и несанкционированного использования. Тогда как выдача наличных под отчёт конкретному сотруднику с использованием стандартных процедур российского документооборота позволяет компенсировать денежные средства из заработной платы в случае их несвоевременного возврата или потери.

Эффект от виртуальности

Значительная часть затрат на деловые поездки (до 75%) относится к авиабилетам и проживанию в гостиницах. Для этих видов расходов традиционно применяются безналичные расчёты с поставщиками напрямую или через агентство с получением ежемесячного счёта на оплату их услуг. При этом сроки оплаты могут составлять от двух недель до месяца в зависимости от договорных условий. При оплате расходов по бронированию из собственных средств существенные риски ликвидности традиционно ложатся на агентства, поскольку оплата от клиентов приходит им порой спустя пару месяцев, тогда как многие поставщики услуг требуют предоплату.

Сравнительный анализ различных способов оплаты расходов на деловые поездки показывает, что наибольшие преимущества даёт использование корпоративного кредитного счёта с использованием виртуальной карты. Положительный эффект достигается благодаря нескольким ключевым факторам:

– использование беспроцентной отсрочки платежа позволяет повысить эффективность контроля над расходами за счёт увеличения времени на проверку документов и осуществление оплаты, а также воздействовать на оборачиваемость активов и текущую ликвидность компании;

– внедрение этого инструмента во внутренние процессы не требует значительных изменений в политике бухгалтерского и налогового учёта: требования к сбору первичной документации (посадочных талонов, чеков и счетов) не меняются;

– происходит централизация и унификация информации: вне зависимости от количества и видов услуг компания получает консолидированный счёт с едиными сроками оплаты, что позволяет повысить эффективность использования внутренних ресурсов при обработке документов;

– появляется возможность воспользоваться скидками и бонусными программами, предоставляемыми агентствами делового туризма.

Кроме того, услуга страхования, входящая в пакет предложения банка, может быть весьма полезным дополнением к условиям обслуживания. Особенно в ситуации, когда многие компании в целях сокращения расходов отказались от предоставления страховки сотрудникам. Предлагаемый пакет страхования может включать страховку как от несчастных случаев в момент нахождения в деловой поездке, так и от «дорожных неудобств», таких как задержка или отмена рейса, потеря багажа и др.

Однако необходимо учесть, что ключевым элементом для работы с корпоративным счётом является открытие двух дополнительных счетов (кредитного и расчётного), через которые будут проводиться операции по виртуальной карте. Многие компании сознательно разделяют банковские счета на входящие платежи, исходящие платежи, выплаты зарплаты, открывая их в разных банках. Для представительств иностранных компаний использование конкретного банка может быть требованием головной организации. В некоторой степени это помогает выявлять необычные операции, проходящие по не предназначенному для них счёту. В большинстве компаний количество счетов составляет в среднем 10–15. Тем не менее для многих сотрудников бухгалтерии открытие нового счёта, как правило, означает дополнительную административную нагрузку как по первичному сбору и подаче документов, так и по поддержанию счёта, включая анализ остатков, сверки с банком и пр.

Таким образом, в целом корпоративный кредитный счёт как инструмент по управлению расходами на деловые поездки позволяет компаниям получить весомый положительный эффект от сокращения затрат на обработку документации и возможность влиять на оборачиваемость денежных средств.