Ненужные бумаги

Решение о разработке и внедрении электронного документооборота в ОАО «РЖД» было принято в 2005 году президентом компании Владимиром Якуниным.

В целях реализации его поручения о повышении эффективности и ­оперативности управления ОАО «РЖД» за счёт мгновенной доставки документов, упрощения ­работы с помощью электронного архива документов и создания прозрачного механизма контроля исполнения поручений «сверху донизу» разработана и внедрена Единая автоматизированная система документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД), которая в настоящее время эксплуатируется в аппарате управления, филиалах, структурных подразделениях и частично дочерних обществах ОАО «РЖД».

Функциональным заказчиком проекта стал Департамент управления делами, отвечающий за организацию корпоративного делопроизводства в компании. Для учёта всех особенностей документооборота и отработки взаимодействия между подразделениями в качестве пилотного полигона был выбран аппарат управления ОАО «РЖД». В течение нескольких месяцев 2007 года все документы обрабатывались в двух системах: АСКИД (автоматизированная система контроля исполнения документов) и разрабатываемой ЕАСД.

Отличиями новой системы от эксплуатируемой с 1997 года АСКИД были определены: формализация и упрощение работы со всеми видами документов, своевременное и качественное предоставление необходимой информации, построение единого информационного пространства документационного обеспечения.

пеВриод с августа 2007 года по февраль 2008 года ЕАСД была введена в промышленную эксплуатацию во всех департаментах, управлениях и структурных подразделениях аппарата управления. На данном этапе в системе работало около 3,5 тыс. пользователей, сейчас – 60 тыс.

На базе учебного центра Главного вычислительного центра было организовано очное обучение ключевых пользователей департаментов, которые в свою очередь обучали своих коллег работе в системе. Поскольку ЕАСД рассчитана на пользователей без особой подготовки, проста в использовании, вновь принимаемые на работу специалисты без труда осваивают её. Никакого дополнительного обучения не требуется.

Для удобства разработаны интерактивные дистанционные обучающие курсы для пользователей всех уровней и ролей в системе.
Созданная служба поддержки, состоящая из специалистов ГВЦ, Департамента управления делами, информационно-вычислительных центров железных дорог, постоянно консультирует всех обращающихся по любым вопросам функционирования системы.

Сейчас основная задача – тиражирование ЕАСД на региональные предприятия. Параллельно отрабатывается второе направление – оптимизация процессов документооборота. Постоянно упрощается обработка документов, так как на практике пока ещё выявляются дублирующие функции. Но оптимизация – это постоянный процесс, так как происходит развитие новых технологий, модернизация техники, продолжается реформа отрасли. В частности, в 2009 году в ЕАСД добавили модуль «Договорная работа», чтобы согласование договоров было более оперативным и прозрачным для всех участников этого процесса, а также для контроля за сроками согласования.

Для топ-менеджмента разработано мобильное рабочее место руководителя (РМР), что позволяет в командировках, на выездных и других мероприятиях работать в системе: отдавать поручения, подписывать документы и т.д. Это альтернативный упрощённый интерфейс топ-менеджмента РЖД для работы с ЕАСД в автономном режиме. Сейчас РМР будет разрабатываться и для IPad. Но, к сожалению, пока ещё далеко не все руководители предпочитают работать с электронными доку­мен­тами.
Также департамент инициировал проект по созданию электронного хранилища документов в холдинге «РЖД».
Введением в действие ЕАСД решены следующие задачи:
– создание иерархического, защищённого от несанкционированного доступа архива электронных документов, обеспечивающего полнотекстовый и атрибутивный поиск, и получение на его основе аналитической информации для оценки эффективности работы компании и совершенствования её бизнес-процессов;
– сокращение сроков согласования и утверждения документов;
– обеспечение возможности справочно-поисковой работы с электронными документами;
– повышение качества работы с документами за счёт сокращения времени их доставки, обработки и поиска, а также как результат – оперативности, обоснованности и корректности принимаемых решений;
– повышение уровня исполнительской дисциплины за счёт обеспечения информационной прозрачности процессов разработки, согласования и прохождения документов, обеспечивающей контроль на любой стадии;
– осуществлена отдельная разработка – рабочее место руководителя, позволяющее принимать решения по документам в отрыве от рабочего места.
Сегодня система обеспечивает автоматизацию полного цикла канцелярского документооборота: входящей и исходящей корреспонденции, организационно-распорядительной документации, договоров, поручений, обращений граждан, заявок на командировки и отпуска. Кроме того, ЕАСД интегрирована с кадровой (ЕКАСУТР) и финансовой (ЕКАСУФР) системами.

Полномасштабное внедрение ЕАСД во всех филиалах, структурных подразделениях проводится согласно утверждённому президентом ОАО «РЖД» плану. Разработана система для дочерних обществ, которая позволит обмениваться электронными документами, поручениями в рамках юридических полномочий.
Система хорошо зарекомендовала себя в дочерних обществах – Федеральной пассажирской компании, Федеральной грузовой компании и многих других. В остальных ДЗО функционирует по 1–2 рабочих места, на которые посылаются поручения руководства ОАО «РЖД» и осуществляется контроль их исполнения.
В связи с тем, что ЕАСД является объёмной, гибкой и многофункциональной системой, каждое подразделение, дочернее общество или филиал могут настроить её под свои собственные требования. Но можно отметить, что если какое-то предприятие не участвует в согласовании договоров, оно может эту функцию не использовать, при этом не нарушая всего процесса документо­оборота.

Внедрение ЕАСД во всех подразделениях компании, а также переход на подписание внутренних документов с применением электронной цифровой подписи позволят в обозримой перспективе отказаться от бумажных документов внутри компании.