Новые возможности

Штатное расписание – это документ, устанавливающий количественный и качественный состав работников компании. Штатное расписание в ОАО «РЖД» включает в себя структуру, численность и должностной состав работников с указанием должностных окладов и разрядов. Кроме того, приём работников осуществляется на штатные должности, предусмотренные в штатном расписании.

Штатное расписание должно быть составлено так, чтобы подразделения имели возможность и ресурсы эффективно выполнять свои процессы и поставленные задачи. Именно поэтому важно обеспечивать соответствие структуры и численности объёмам выполняемых работ и возложенным функциям, а также актуальность штатного расписания. Таким образом, штатное расписание должно быть оперативно изменяющимся (то есть гибким), оптимальным и отвечать всем условиям.

В настоящее время решение об изменении штатных расписаний линейного уровня (ПЧ, ПМС, ДС, РЦС, ТЧЭ, ЭЧ, НГЧ и др.) принимает самостоятельно руководитель филиала или руководитель региональной дирекции (центра) при делегировании ему соответствующих полномочий.

А изменение штатных расписаний органов управления филиалов и их региональных дирекций (центров) происходит по согласованию с корпоративным центром ОАО «РЖД» (причастными департаментами и курирующими заместителями генерального директора ОАО «РЖД»).

Жёсткая организационная структура и строгий контроль за её изменениями были необходимы при глобальной структурной реформе при переходе от МПС к ОАО «РЖД» и формировании функциональных филиалов из железных дорог. Сегодняшние реалии (увеличение скорости изменения среды, повышение уровня неопределённости, развитие технологий, роботизация и т.д.) требуют быстрой и эффективной реакции, поэтому появилась потребность применять современные эффективные инструменты менеджмента.

Для этого в 2019 году принято решение запустить пилотный проект по делегированию полномочий руководителям филиалов на внесение изменений в штатные расписания в рамках утверждённых параметров. Такими параметрами могут выступать численность подразделения, процент руководителей, количество подразделений, находящихся в подчинении у руководителей, звенность, а также бюджетные параметры.

То есть филиалам устанавливаются определённые границы, в которых можно перераспределять численность, изменять категории должностей и оклады.

Контроль этих параметров со стороны ОАО «РЖД» осуществляется при помощи автоматизированной системы, в которой ведётся штатное расписание.

В пилотном проекте изначально приняли участие два филиала ОАО «РЖД»: Центр фирменного транспортного обслуживания (ЦФТО), осуществляющий коммерческую деятельность (взаимодействие с клиентами по перевозке грузов), Центр корпоративного учёта и отчётности «Желдоручёт», осуществляющий деятельность по бухгалтерскому и налоговому учёту.

Делегирование полномочий в данных филиалах ОАО «РЖД» позволило улучшить следующие показатели:
1. Своевременность и актуальность изменений штатного расписания.
2. Сокращение времени внесения изменений в организационную структуру более чем в 3 раза.
3. Увеличение количества обращений в 2 раза, а значит, повышение инициативности на местах.

После получения положительных результатов руководством ОАО «РЖД» было принято решение о поэтапном расширении пилотного проекта. Однако, учитывая временные ограничения из-за пандемии на изменение организационной структуры и увеличение бюджетных параметров, пилот по делегированию полномочий был приостановлен.

В настоящее время все ограничения относительно организационной структуры сняты, и в ближайшее время ещё восемь филиалов ОАО «РЖД» смогут самостоятельно управлять своей структурой в пределах утверждённых параметров.

Какие ещё эффекты ожидаются от делегирования полномочий?

Кроме перечисленных выше результатов, также можно отметить повышение вовлечённости руководителей. Понимая, что у руководителя есть возможность оперативно влиять на ситуацию, он быстро и самостоятельно перераспределяет собственные ресурсы, следовательно, и эффективность этих изменений также растёт.

Делегирование полномочий подразумевает под собой изменения в штатном расписании в связи с изменением объёмов работ или процессов. Поэтому возникает необходимость оценки, насколько эффективно эти изменения были произведены. Эта информация актуальна и для владельцев процессов на уровне корпоративного центра, но ещё больше важна для руководителей на местах, которые принимают решения о тех или иных изменениях.

Для ответа на данный вопрос Департаментом по организации, оплате и мотивации труда совместно с Российским университетом транспорта (МИИТ) разработана соответствующая методика. Она подразумевает оценку эффективности реализованных структурных изменений через повышение выработки, рост экономических эффектов, а также с помощью оценки эффективности выполнения конкретных функций.

В методике применяются инструменты математического моделирования, статистики (факторный, регрессионный, ретроспективный анализ, методы ранжирования и нормирования показателей и др.). В основе методики заложен анализ показателей эффективности выполнения конкретных основных функций подразделений (КПЭФ). КПЭФ учитывает объёмы работ по данным функциям, качество, сложность и затраты на их выполнение. Оценка эффективности выполнения функций проводится через сравнение КПЭФ аналогичных подразделений (например, службы управления имуществом железных дорог) или сравнение КПЭФ одного подразделения в разные временные периоды (служба управления имуществом Октябрьской железной дороги за 2020 и 2022 годы).

Результатом применения методики являются аналитические показатели эффективности, рекомендации дополнительных исследований или готовые решения по повышению эффективности организационной структуры.

Данная концепция в начале текущего года была представлена генеральному директору – председателю правления ОАО «РЖД» Олегу Белозёрову и другим руководителям ОАО «РЖД», получена полная поддержка в развитии указанной работы, принято решение об апробации в пилотных подразделениях и дальнейшем распространении на остальные направления деятельности.

Также обязательным аспектом внедрения данного проекта является автоматизация для целей непрерывного онлайн-мониторинга эффективности организационной структуры по всем направлениям деятельности.

Если говорить о перспективах, всем руководителям филиалов ОАО «РЖД» в течение 2023–2024 годов будут делегированы полномочия на самостоятельное внесение изменений в штатное расписание. Параллельно руководители филиалов могут делегировать полномочия руководителям региональных дирекций распоряжаться своим штатным расписанием также в пределах утверждённых параметров.

Таким образом, делегирование полномочий позволяет руководителям филиалов быстро реагировать на меняющиеся внешние условия, грамотно перераспределять имеющиеся трудовые ресурсы, самостоятельно распоряжаться фондом оплаты труда. Поэтому делегирование полномочий – это новые возможности для повышения операционной эффективности не за счёт сокращения численности, а за счёт рационального распределения ресурсов.