Поймать настроение сессии

Корпоративный университет РЖД расширяет форматы стратегических и коммуникационных сессий. В 2022 году проведено около 30 подобных мероприятий. Участниками стали 2134 руководителя различных уровней управления холдинга «РЖД». О специфике, значении и новшествах проведения стратегических сессий «Пульту управления» рассказал начальник Центра перспективных методов управления Корпоративного университета РЖД Константин Буянин.

– Константин, что представляют собой сессии?
– Сессия – это когда руководители или сотрудники подразделения вместе работают по актуальной для них повестке: ищут решения задач, формируют общую миссию или прогнозируют изменения. Это формат, где ключевым фактором успешности обсуждений является вовлечённость, заинтересованность всех участников процесса. На сессии любой имеет возможность высказать свою точку зрения и быть услышанным, а его мнение может лечь в основу принимаемых решений. Формат сессий из года в год остаётся популярным за счёт того, что люди обсуждают актуальную, важную для них повестку, а не выдуманный сценарий и ситуацию, навязанную извне. Вопросы реальны, и диалог между участниками по-настоящему нужен.
Сессии – это когда мы, архитекторы командного опыта (специалисты, обеспечивающие успешную групповую коммуникацию; профессионалы, управляющие коллективным обсуждением и помогающие скоординировать работу группы, наладить коммуникации между участниками так, чтобы получить максимальный эффект. – Ред.), помогаем людям договориться, услышать друг друга и воплотить их решения в жизнь. Во время стратегической сессии участники определяют композицию, глубину, ориентиры стратегии, например, своего департамента, дирекции или же всей компании.
Другой популярный формат – коммуникационная сессия, в ходе которой генерируются идеи, происходят межфункциональные обсуждения и выявляются общие цели и ценности.
Как правило, сессии проводятся в те моменты, когда организации необходима слаженная работа всей управленческой команды и работников; необходим прорыв, новые идеи, общее видение, вовлечение и мотивация персонала.

– Ежегодно количество сессий растёт, расширяется география и темы. Почему сессии стали настолько востребованы, популярны?
– Для многих подразделений РЖД формат сессий становится понятным и интересным. Те, кто ранее не проводил такие мероприятия, узнав о них, увидев работу команды университета, осознав, в чём специфика и преимущества такого формата, активно стали использовать сессии в рабочей деятельности. Так, важные для компании традиционные мероприятия уже не обходятся без стратегических сессий. В 2022 году модерации были на ХIV Слёте молодёжи холдинга, также в Самаре в формате стратсессий состоялся III Форум по совершенствованию условий труда, отдыха и социальной поддержки женщин ОАО «РЖД».
Формат стал настолько востребованным, что сегодня нередко любые встречи, сетевые школы, собрания пытаются называть сессиями, хотя, на наш взгляд, это неправильно. Всё-таки стратегическая или коммуникационная сессия – это специальным образом построенная механика обсуждений, где архитекторы группового опыта с помощью профессиональных коммуникационных инструментов проводят участников через определённые стадии принятия решений. В начале сессии через дивергенцию, а потом через конвергенцию. Дивергенция – это расхождение участников во мнениях. Мы специально выходим на него, чтобы максимально широко посмотреть на проблему, изучить непопулярные взгляды. После чего обеспечивается конвергенция, то есть объединяются разные точки зрения: люди слышат друг друга, договариваются и начинают присоединяться к мнению других участников. В результате все приходят к общему решению, в котором были учтены отзывы всех членов команды.

– В 2022 году какие новшества вы привнесли в форматы сессий?
– Первое, мы попробовали зайти через новую механику – динамическую модерацию. Это довольно свободный формат, он позволяет собирать дискуссионное поле непосредственно здесь и сейчас, предполагает совершенно разные точки зрения, выявляет противоречия.
Второе, мы активно стали работать с предварительной подготовкой участников. Например, перед сессией может проводиться опрос слушателей, собираются потенциальные темы для обсуждения. Как правило, всю подготовку мы организуем онлайн. Ковидный период, когда все находились на удалёнке, подарил нам полезные цифровые платформы и инструменты, с помощью которых можно решить часть задач до старта самого мероприятия. В результате участник приходит на сессию более подготовленным. Нам важно, чтобы на сессии обсуждались значимые для участника вопросы и нам не нужно было его в них погружать. Грамотно сформированная повестка, правильно подобранные люди, профессионализм нашей команды и механика наших сессий позволяют участникам максимально настроиться на эту сессию и получить от неё наибольший эффект.
Третье, мы потихоньку начали подключать к сессиям ещё больше элементов пространства, не только визуал – доски, флипчарты, яркие карточки. Мы поняли, что ритм, звуки, музыка во время работы и перерывов ещё больше стимулируют людей к обсуждениям. У нас нет универсального плейлиста, мы пытаемся поймать настроение сессии. Например, на Форуме женщин основной музыкальной темой стал «Служебный роман» Эльдара Рязанова. И эта музыка включалась при сборах, кофе-паузах, при переходах от стола к столу.
Четвёртое, «костровая» сессия – новое предложение команды университета, которое в духе времени. После удалёнки у людей огромный запрос на реальное общение, прояснение разрывов в коммуникации, ценностях. И глубокий диалог сотрудников представляется для компании очень ценным.
Если посмотреть на культурно-историческое развитие сообщества людей, у них всегда была потребность договариваться, и люди использовали разные инструменты. Прообразы стратсессий можно увидеть и в новгородском вече, и в собраниях у костра племён разных народов. Новгородское вече нанимало князя для управления. И это важное решение принималось всеми людьми. И мы заходим в этот культурно-исторический аспект, приглашая корпоративное импровизированное народное собрание посидеть у костра. Предполагается, что это может быть как настоящий костёр в выездной локации, так и стилизованный – в помещениях. В таких сессиях есть определённая процедура принятия решений, очерёдность высказываний. Для людей всегда тема истории, рода, корней, возврата к своим истокам энергетически насыщенна. И такая механика, культурная оболочка, даёт много энергии и сил любому человеку.

– Каких целей можно достигать благодаря «костровым» сессиям?
– Выделяют ряд основных запросов. Например, во время слияния подразделений, когда две разные команды начинают работать вместе над общими задачами и им необходима глубокая синхронизация на всех уровнях: межличностном, процессном, ценностном.
Или же тема управления изменениями: мы понимаем, что эти изменения затрагивают разные аспекты работы, и нам необходимо запустить некие процессы изменений – новую практику, новое поведение в компании.
Решение конфликтов, а также тема примирения, прощения. Когда подразделение расформировывается или же когда происходит смена руководителей.

– Какие сейчас темы стратсессий наиболее актуальны? Какой самый популярный запрос? И в целом за последние годы насколько сильно изменилась тематика?
– Изменились горизонты планирования. Снизился интерес к тому, чтобы глубоко уходить в планирование на 5, 15 лет вперёед. Очень сильна волатильность, присутствует сильная зависимость от того, что происходит во внешней среде. Сейчас лучше прогнозировать краткосрочный период и заняться налаживанием операционной эффективности, корректировкой и актуальным обновлением ориентиров, которые требуют изменения. На этом фоне ещё больший интерес возник к теме, связанной с персоналом: мотивация, вовлечённость.

– Кроме подразделений компании «РЖД» кто ещё становится участниками стратегических сессий?
– Каждый год мы видим увеличение количества запросов от дочерних обществ, среди них «РЖД Логистика», ФГК, «РЖД Бизнес Актив», БФ «Почёт». С каждым годом мы всё больше и больше работаем с ДЗО.

– Дискуссии проводят профессиональные архитекторы группового обсуждения, получившие образование фасилитаторов – людей, обеспечивающих успешную групповую коммуникацию. В России не так много таких сертифицированных специалистов. Каким образом сегодня университет развивает команду своих фасилитаторов?
– Прежде всего нужно сказать, что в команде работают сертифицированные фасилитаторы, которые прошли несколько этапов обучения и защитили право проводить стратегические сессии. При этом внутри университета накоплена собственная экспертиза проведения групповых обсуждений, и мы передаём свой опыт и знания коллегам – начинающим специалистам. К тому же пользуемся возможностями рынка – обучаем своих сотрудников в разных компаниях.
Хочу отметить, что фасилитаторы Университета РЖД – это профессионалы, которые под ключ реализуют сессии, методически прорабатывают каждое мероприятие, зная специфику работы железнодорожников, и готовы справиться с задачами любой сложности. И нам важно получать обратную связь не только у заказчиков, но и у наших коллег-экспертов из профессионального сообщества.
Нескромно, но скажу, что компетентность сотрудников Университета РЖД получает высокую оценку не только внутри компании, но и в рамках всей России. Нас приглашают как экспертов на отраслевые форумы и конференции, мы делимся опытом и участвуем в престижных конкурсах. Например, в 2022 году один из наших ведущих бизнес-тренеров Наталья Манько признана «Лучшим фасилитатором года» в престижном профессиональном сообществе. В 2023 году мы не собираемся останавливаться на достигнутом. Впереди – ещё больше грандиозных планов и проектов.



Беседовала Марина Лепина