Цифровые документы

В марте в ОАО «РЖД» состоялся заключительный, четвёртый, этап перехода на электронный документооборот в сфере трудовых отношений (ЭКДО). Теперь использовать ЭКДО могут все работники компании.

Тестирование частичного перевода кадрового документооборота в электронный формат в компании началось ещё в 2020 году. Тогда ОАО «РЖД» стало участником эксперимента Министерства труда и социальной защиты РФ по использованию электронных документов, связанных с работой. Электронный кадровый документооборот тестировали в 128 подразделениях компании. На основании результатов эксперимента и при активном участии Департамента управления персоналом ОАО «РЖД» (ЦКАДР) осенью 2021 года были приняты поправки в Трудовой кодекс РФ, и работодатели получили право принять решение о введении электронного документооборота. В ОАО «РЖД» была создана необходимая IT-инфраструктура, автоматизированы отдельные кадровые процессы, наработана нормативная база, и с 1 июля 2022 года в компании начался поэтапный переход на ЭКДО. Платформой для этого стал Сервисный портал работника ОАО «РЖД».

Постепенный переход позволил организовать необходимую методологическую поддержку, обучение специалистов по управлению персоналом, а также оперативно решать все возникающие вопросы. Финальный этап перехода на ЭКДО стал самым массовым – к проекту присоединились оставшиеся девять железных дорог. На начало марта этого года по всей компании на ЭКДО перешли более 201 тыс. работников, что составляет больше 30% от общей численности персонала.
«Главная выгода нового подхода – это повышение операционной эффективности HR-функции и снижение трудозатрат. Мы стандартизировали и автоматизировали десятки рутинных операций в кадровом делопроизводстве. Это высвободило время специалистов по управлению персоналом, чтобы они могли сфокусироваться на решении стратегических задач и взаимодействии с работниками», – отмечал ранее начальник Департамента управления персоналом ОАО «РЖД» Сергей Саратов.


Технология работы

Оформить документы, касающиеся трудовых отношений, работник может в разделе «Подать заявление» Сервисного портала работника ОАО «РЖД». Сегодня доступно 50 форм заявлений – это самые востребованные документы: разные виды отпусков и отсутствий, материальная помощь к отпуску, переход на неполное рабочее время или дистанционную работу и другие.

Как рассказали в ЦКАДР, система настроена так, что работник видит только те заявления, которые имеет право инициировать. В систему загружены уже выверенные шаблоны заявлений. Пользователю нужно только ввести в форму необходимые данные, затем нажать кнопку «сформировать заявление», подписать его простой электронной подписью и направить по маршруту согласования. После прохождения всех этапов согласования заявление поступит на исполнение специалисту по управлению персоналом для подготовки приказа. Подготовленный на основании заявления работника кадровый документ подписывается руководителем усиленной квалифицированной электронной подписью, далее работник ознакомляется с ним, проставляя свою простую электронную подпись.

По словам Сергея Саратова, ЭКДО практически свёл к нулю риски неправильного оформления документов. Так как все документы оформляются в текущем моменте, ничего нельзя подписать в электронном виде прошедшей датой. Это даёт дополнительные гарантии добросовестного выполнения работодателем всех обязательств, предусмотренных Трудовым кодексом. Также это вклад в экологию и снижение затрат на бумагу.


По собственному желанию

Отдельно следует отметить, что переход на ЭКДО со стороны работника является добровольным. Если подразделение переходит на ЭКДО, все работники получают об этом уведомление. И у каждого есть право согласиться или отказаться от перехода на электронное взаимодействие. Прежде чем принять решение, работнику необходимо ознакомиться с утверждённым порядком осуществления ЭКДО в компании и подтвердить наличие у него технической возможности использования ЭКДО. Работник может перейти на ЭКДО в любой момент. Если сначала он отказался, за ним всегда сохраняется право принять решение о переходе в дальнейшем.

Но если он уже перешёл на ЭКДО, то обратно на «бумагу» вернуться нельзя – это норма законодательства.

Согласно федеральному законодательству, есть категория работников, которые сразу становятся участниками ЭКДО. Это те, кто только начинает свой трудовой путь в компании и не имеет трудового стажа до 31 декабря 2021 года.

Южно-Уральская железная дорога присоединилась к ЭКДО осенью прошлого года. Заместитель начальника ЮУЖД по кадрам и социальным вопросам Сергей Карелин рассказал, что на полигоне железной дороги почти 12 тыс. человек подписали соглашение на электронное взаимодействие с работодателем.
«Электронное оформление документов значительно экономит рабочее время. Воспользоваться Сервисным порталом можно в любое время, с любого устройства – рабочего компьютера, ноутбука, планшета или телефона. Это очень удобно, так как даже в командировке можно оперативно ознакомиться с документами», – отметил он.

На Свердловской железной дороге, которая присоединилась к проекту в сентябре 2022 года, на ЭКДО перешли более 25 тыс. работников – это самый большой показатель на сети среди полигонов железных дорог.
«Самые востребованные формы заявлений – на оформление различных видов отпусков, листов нетрудоспособности. Удобно, что на портале каждый может видеть статус своего заявления. Портал доступен круглосуточно, а каждый работник компании буквально за пару кликов может оформить необходимое заявление, согласовать с руководителем и получить приказ на ознакомление на Сервисном портале», – рассказала начальник социально-кадрового центра Свердловской железной дороги Ирина Колесова.


Обязанности участников ЭКДО

Те, кто согласился перейти на электронный документооборот, должны ежедневно заходить на Сервисный портал, чтобы не пропустить поступление новых документов. Дело в том, что знакомиться с документами и подписывать их следует в установленные сроки. Важно обеспечивать конфиденциальность своих логина и пароля, а также ключа электронной подписи при его наличии.

Безопасность данных работника обеспечивается за счёт ограничения доступа посредством системы аутентификации пользователя. Для входа на Сервисный портал работника ОАО «РЖД» необходимо ввести логин и пароль. Более того, на Сервисном портале введена двухфакторная аутентификация. Это является дополнительной защитой, чтобы вход на портал осуществлялся через уникальный код, который пользователь будет получать на телефон.
«Мой совет всем, кто ценит своё время: переходите на электронный документооборот. Я им пользуюсь и ни разу не пожалел о своём решении», – резюмировал Сергей Саратов.

Виктория Гаджиева