Искусство управлять

В холдинге «РЖД» реализуется комплекс мероприятий, ориентированных на внедрение актуальных инструментов управления, одним из которых является процессный подход. Создана база данных о процессах компании, которая активно используется для совершенствования её деятельности и поддержки принимаемых управленческих решений. Подробнее о проводимой работе «Пульту управления» рассказал первый заместитель генерального директора ОАО «РЖД» Сергей Кобзев.

– Сергей Алексеевич, в компании при методологической поддержке Центра моделирования бизнес-процессов реализуется специализированная Программа по расширению применения процессного подхода в управлении холдингом «РЖД». Почему в компании этому направлению деятельности уделено такое пристальное внимание и какие результаты уже получены?
– Принципы процессного управления находят своё развитие во всех современных системах организации деятельности и используются при реализации задач государственного уровня. Например, Федеральный проект «Цифровое государственное управление» включает мероприятия цифровой трансформации процессов предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций органами власти. При этом разработка соответствующих моделей процессов организована в той же нотации моделирования, которая применяется и в ОАО «РЖД».
В соответствии с поручением президента РФ Владимира Путина организована глубокая модернизация строительной отрасли с переходом к системе управления жизненным циклом объектов капитального строительства путём внедрения технологий информационного моделирования (BIM-технологии), в основе которых также лежат модели бизнес-процессов. Соответствующие изменения, связанные с использованием информационного моделирования, уже внесены в Градостроительный кодекс Российской Федерации.
Системное применение в компании инструмента процессного управления и тесно связанного с ним бережливого производства было одним из значимых критериев при присуждении ОАО «РЖД» премии Правительства РФ в области качества. Ожидаемый экономический эффект от проектов бережливого производства в 2022 году составит более 2 млрд руб.
Проводимая работа по развитию процессного управления также получила высокую оценку жюри Всероссийского конкурса «BPM-проект года – 2022», организуемого Ассоциацией профессионалов управления бизнес-процессами. Компании присуждено звание лауреата конкурса за проект Главного вычислительного центра «Фабрика роботизации бизнес-процессов ОАО «РЖД».
Модели процессов уже стали основой, поддерживающей принятие управленческих решений. Процессы связывают воедино элементы системы управления: это функции и их исполнители, информационные системы, нормативные документы, риски и пр. Моделирование даёт возможность проверить, все ли элементы есть, все ли они чётко и однозначно определены и правильно взаимодействуют друг с другом. Вспомним принцип двойной записи в бухгалтерском учёте: каждый факт хозяйственной деятельности должен быть отражён непременно дважды, по дебету и по кредиту. Моделирование процессов – это та самая вторая запись, которая подтверждает, что баланс сохраняется. Это значит, что все элементы в системе управления работают на тот результат, который мы ожидаем.
Важным эффектом является развитие компетенций руководителей и специалистов. Для этого проводится обучение по очным и дистанционным программам. В этом году перечень образовательных мероприятий пополнила специализированная программа для процессных аналитиков, реализуемая Корпоративным университетом РЖД. Российским университетом транспорта РУТ (МИИТ) разработаны программы магистратуры «Управление бизнес-процессами в цифровой экономике» и «Процессная аналитика». Темы магистерских диссертаций имели практическую направленность, поэтому выпускники сразу включились в решение приоритетных для компании задач.
В мероприятиях по анализу и совершенствованию процессов активно участвуют специалисты организационно-штатного блока и эксперты Главного центра управления ОАО «РЖД», что позволяет оперативно верифицировать процессы и акцептовать необходимые изменения. При поддержке начальников железных дорог и специалистов отделов корпоративного управления и реализации стратегии осуществляется проверка хода адаптации процессов.
Также с использованием моделей процессов осуществляются регламентация, нормирование деятельности, аудиты и проверки, работа с рисками. Полезность любого инструмента, применяемого руководителями и сотрудниками в работе, в наилучшей степени воспринимается на конкретных примерах его использования в реальных управленческих и производственных процессах.

– В обучении и на коммуникационных площадках сейчас принято рассматривать успешные кейсы. В этой связи расскажите о проектах совершенствования процессов, которые были реализованы в последнее время.
– В первую очередь на основе процессного инструментария и применения цифровых решений мы донастраиваем процедуры создания продуктов и услуг для наших клиентов. Большое количество проектов реализуется подразделениями пассажирского комплекса. Выстраивание процессов осуществляется исходя из потребностей клиента, то есть по «пути пассажира». Это, например, введение дополнительных стандартов по обслуживанию пассажиров на вокзалах и в пути следования и дополнение критериев системы контроля за качеством услуг.
Коммерческим блоком компании продолжается донастройка процессов по таким элементам, как планирование грузоотправителями и согласование в суточном клиентском плане дополнительных объёмов погрузки с включением процедур автоматического переноса их на следующие сутки. Осуществляется увязка эксплуатационной работы со сменно-суточным планированием, а также включение в процесс функций контроля за исполнением согласованных параметров погрузки со стороны как филиалов ОАО «РЖД», так и грузоотправителей. Результатом станет создание механизмов, обеспечивающих соблюдение баланса спроса на перевозки и возможностей инфраструктуры при условии максимального исключения влияния человеческого фактора.
Совершенствование, как и развитие, нельзя останавливать и упускать из внимания. Поэтому, несмотря на довольно высокий уровень процессной зрелости наших подразделений, есть ещё комплекс проектов, которые реализуются в целях внутренней балансировки.
Системно подошла к совершенствованию процесса материально-технического обеспечения Центральная дирекция закупок и снабжения. Этот процесс был спроектирован в целевом состоянии по принципу жизненного цикла продукта.
В 2022 году на базе Октябрьской и Свердловской дирекций снабжения применительно к собственным активам проводится тестирование такого усовершенствованного процесса. Организован сквозной контроль за движением заявки на поставку материально-технических ресурсов – от формирования потребности до их передачи в производство.
В результате изменения технологии производственного планирования переработка грузов увеличилась на 40%, среднее время загруженности актива (козлового крана) возросло на 60%, средняя стоимость переработки одной тонны груза снизилась на 28%.
Ещё один пример – это повышение эффективности рекламационно-претензионной работы, проводимой по случаям отказов технических средств, отнесённых на сторонние и сервисные организации. После анализа отдельных элементов этой деятельности была сформирована модель процесса в целевом состоянии, которая наглядно описала движение данных, определила точки передачи ответственности, а также, ввиду значительного количества экземпляров процесса, сформировала требования к автоматизации контрольных процедур. На базе этой модели разработана технология взаимодействия информационных систем, которая сейчас внедряется.
В ходе проверок были выявлены зоны развития процесса «Обеспечение ремонтно-путевых работ щебёночной продукцией». Для того чтобы принять по нему взвешенное решение, процесс был смоделирован в границах «от планирования до списания щебня» и проверен на месте его реализации с выездом на полигон Северо-Кавказской железной дороги. Это позволило уточнить точки контроля качества и веса щебня, поставляемого для нужд ОАО «РЖД». Дополнительно проводится определение влияния рисков процесса на конечный финансовый результат, а также оценка затрат на мероприятия, нивелирующие эти риски. На основе модели подготовлены решения по автоматизации.

– Какие основные разрывы выявляются в процессах, как на них реагируют подразделения и как организована работа по их устранению?
– Анализируя совместно с владельцами модели процессов, мы обращаем внимание на отсутствие в моделях и нормативных документах чётких алгоритмов реализации. Это особенно критично в точках принятия решений или при переходе ответственности от одного исполнителя к другому или к внешним контрагентам. Поэтому очевидная зона развития, в первую очередь для производственных процессов, – это разработка алгоритмов действий для исполнителей, в том числе по нестандартным сценариям, определение и закрепление в регламентах функционала конкретных исполнителей, контрольных точек и контрольных функций.
Соотнесение процессов и функций из нормативных документов позволяет проверить полноту и работоспособность действующей организационной структуры. Если какой-то элемент процесса утрачен или функционирует не должным образом, это следует устранять через работу с нормативной базой.
Большой потенциал для улучшений выявляется на стыках процессов. При этом в нашей системе управления стык – это не просто точка соединения двух процессов, правильно представлять эту задачу на примере сложной многомерной матрицы.
Как пример, проект «Подключение работника к информационным системам за один день», который реализуется по инициативе кадрового блока совместно с Главным вычислительным центром. В настоящее время допуск к информационным системам получает не должность, а конкретный работник, имеющий табельный номер. Дальше уже после выхода на работу он самостоятельно оформляет себе заявки на подключение к информационным системам. Таким образом, первое время работник ограничен в возможности реализации тех функций, для которых нужно соответствующее программное обеспечение на его рабочем месте. Такая растянутая во времени процедура подключения обусловлена организационными и правовыми аспектами, формирующими рассогласованность процессов. Тем не менее если детально разобраться во всех элементах и требованиях, то можно достичь целевого состояния, когда готовое рабочее место с необходимым набором информационных систем работник получит в день выхода на работу.
Лучшее – враг хорошего. Поэтому выявленные проблемы и сформулированные гипотезы о том, каким должен быть процесс в целевом состоянии, проходят тщательную проверку. При этом детально анализируется окружение процесса, возможные риски, используется технология процесс-майнинга. В этом году с её использованием Центральная дирекция инфраструктуры проанализировала свой процесс «Выправка пути комплексом машин тяжёлого типа». В результате получен ряд полезных выводов, которые коллеги используют для донастройки и совершенствования процесса.
Несмотря на серьёзную методологическую основу, процессное управление базируется на изменениях в мышлении людей. Знаниями и инструментами необходимо пользоваться на практике. Хочу подчеркнуть, что важным фактором успеха проектов совершенствования процессов является личное участие руководителей, их готовность работать с проблемами и несоответствиями, анализировать эффективность функционирующей системы своих процессов и внедрять изменения.

Беседовала Ирина Иванова