Диалоги на расстоянии

Предприниматели по всему миру пытаются приспособиться к новым реалиям ведения бизнеса, вызванным последствиями пандемии COVID-19. Массовый перевод части деятельности в онлайн серьёзно повлиял на регламенты работы в офисах и на предприятиях. В то же время сложившаяся ситуация подтолкнула бизнес к развитию. Инновации вышли на первый план как средство для решения текущих проблем и как инструмент для развития в будущем. Многие сотрудники смогли адаптироваться к удалённой работе – с помощью сервисов видеосвязи, таск-трекеров и других технологических решений. Своими наработками в части создания комфортной среды для коммуникации с сотрудниками через цифровое пространство поделились представили российских компаний, в том числе ОАО «РЖД», в ходе сессии «Коммуникации, цифровой сервис и трансформация рабочего пространства» IX Форума по цифровой трансформации HR – HR TECH FORUM & AWARD 2021, состоявшемся в июне в Москве.

Как подчеркнула заместитель начальника Департамента управления персоналом ОАО «РЖД» Мария Пименова, компания всегда уделяла повышенное внимание развитию коммуникации в коллективе, ведь в холдинге (по данным на 1 июня текущего года) работают 820 145 сотрудников, часть из которых трудится в отдалённых регионах страны. И в прошлом году, когда в сжатые сроки на удалённую работу необходимо было перевести более 100 тыс. железнодорожников, этот процесс приобрёл новый смысл.
«К этому моменту уже действовал Сервисный портал работника ОАО «РЖД», который позволял нам взаимодействовать с персоналом как во внутренней сети компании, так и в сети Интернет. Мы активно развивали электронный кадровый документооборот с возможностью применения для оформления заявлений и приказов механизма электронной подписи. Однако всё равно не были готовы к тому, что одномоментно сотрудники подразделений нашей компании фактически потеряют связь друг с другом и привычная коммуникация будет нарушена. В этой связи мы оперативно занялись разработкой системы оповещения работников, чтобы они знали, кто теперь работает из дома. На Сервисном портале в адресной книге появился статус «на удалённой работе», функционирующий на основе данных учётной кадровой системы», – рассказала Мария Пименова.

Чтобы работникам было легче адаптироваться к новым реалиям работы, в Системе дистанционного обучения ОАО «РЖД» появились курсы по цифровой грамотности (в частности, «Работа с удалёнными сотрудниками», «Удалённая работа. Мнение экспертов»), а также курсы, посвящённые профилактике новой коронавирусной инфекции (например, «Только факты про коронавирус COVID-19», «Основные меры предосторожности для защиты от новой коронавирусной инфекции (COVID‑19)»). В 2020 году их прошли более 180 тыс. железнодорожников. «Когда наши работники начали работать из дома, не все из них знали, как пользоваться определёнными программами и системами, например для видео-конференц-связи. С помощью специализированных курсов мы решили эту проблему», – подчеркнула Мария Пименова.

Между тем, по её мнению, одной автоматизации кадровых процессов для обеспечения эффективной дистанционной работы недостаточно. «Мы поняли, что люди хотят не только комфортно работать, но и общаться с коллегами. Нам как работодателю также важно было дать им возможность почувствовать себя частью компании и показать, что они могут влиять на изменения процессов внутри неё, продолжая своё развитие вместе с ней, – отметила Мария Пименова. – Поскольку компания «РЖД» очень большая и имеет разветвлённую структуру, информация не всегда и в нужных объёмах достигает целевой аудитории. Поэтому мы пришли к выводу, что нужно развивать новые коммуникационные сервисы для людей».

Функционал Сервисного портала работника ОАО «РЖД» постоянно расширяется. Так, на нём стали публиковаться новости подразделений компании и блоги работников, был запущен внутренний чат. Также готов к запуску новый раздел «Активный работник», который позволяет пользователю выдвигать свои инициативы или голосовать за инициативы коллег, проходить опросы и участвовать в голосованиях для улучшения рабочих процессов. Заработала «Онлайн-приёмная руководителя» – теперь работники через Сервисный портал могут напрямую обратиться к руководителю своего подразделения с вопросом, просьбой или предложением. Чтобы подготовить и отправить ответ, руководителю даётся 10 рабочих дней, вне зависимости от темы обращения. Если ответ будет не по существу или проблема не будет решена, обращение можно перенаправить вышестоящему руководителю. Работники могут оценить качество обратной связи по шкале от 1 до 5 и при желании прокомментировать свою оценку. Такая обратная связь позволяет сформировать «Рейтинг внимания» руководителя.

Пользователи портала могут благодарить друг друга за оказанную помощь благодаря функции «Спасибо». Ежеквартально и по итогам года определяется лидер по числу набранных благодарностей – он получает призы и бонусы от компании.

Всего же в настоящее время на Сервисном портале для работника доступно более 40 функциональностей. «Планируем запуск новых сервисов: онлайн-запись в медицинские учреждения компании, оформление виртуального транспортного требования с возможностью получить электронный билет для проезда в пригородном сообщении и развитие персонифицированных каналов коммуникации с работниками», – подчеркнула Мария Пименова.

Чтобы не утопить работника в спаме из уведомлений и сообщений, которые приходят с Сервисного портала, но при этом не потерять возможность доносить до них важную информацию, корпоративная онлайн-платформа даёт возможность выбрать оптимальные для себя настройки (отключить уведомления от ненужных сервисов; выбрать удобный канал коммуникации – почту, push-уведомления или уведомления на самом портале).

Персонифицированными становятся и сами сервисы. Например, благодаря использованию HR-специалистами гибких инструментов настройки списков получателей опросы в разделе «Активный работник» приходят релевантным пользователям (например, по возрасту, полу, стажу работы и подразделению). «По такому же принципу для пользователей на портале будут публиковаться баннеры с определённой релевантной информацией, – отметила Мария Пименова. – В настоящее время мы применяем подход с гибкой настройкой при разработке всех новых сервисов. В результате портал становится максимально удобным для пользователей, а HR-специалисты получают возможность эффективно взаимодействовать с сотрудниками».

В период пандемии COVID-19 развитием цифровых коммуникаций с коллективом озаботилось и ПАО «Норникель». Так, осенью прошлого года в компании стартовала пилотная программа поддержки сотрудников. Она реализуется на корпоративной платформе с целью онлайн-помощи пользователям в тех вопросах, которые их волнуют (они могут касаться разных сфер жизни: работы, здоровья, банковского кредитования, психологической поддержки).

Также развитие в компании получила геймификация. Как рассказала руководитель проектов ООО «Норникель – Общий центр обслуживания» Светлана Павлова, геймификация обычно рассматривается как средство развития системы нематериальной мотивации сотрудников. Но в текущих реалиях этот игровой элемент управления персоналом помогает сплотить команду на удалённой работе. «Когда наши сотрудники перешли на дистанционный труд, мы поняли, что им не хватает общения друг с другом. Исчезли те привычки, которые были в офисе: выпить с коллегой чашку кофе, поговорить в перерывах, поблагодарить за помощь. Чтобы поддержать коллектив, побудить сотрудников к развитию и сформировать культуру предоставления обратной связи, мы разработали специальную платформу», – отметила она.

У каждого сотрудника появился свой «личный счёт» в «Норникеле», на котором хранится его внутренняя корпоративная валюта – «никели». Проверить состояние счёта можно на платформе «Никелизация» через раздел ОЦО корпоративного портала компании.

Заработать «никели» можно, например, помогая новым сотрудникам в адаптации, пробуя себя в роли наставника или внутреннего эксперта, участвуя в проектах компании (в частности, зарегистрировав в онлайн-программе производственных инициатив «Фабрика идей» свою идею по совершенствованию производственных процессов на местах или по повышению эффективности и сокращению операционных расходов компании). Кроме того, каждый месяц сотрудники получают по три «никеля благодарности» (ими можно благодарить коллег за оказанную помощь). По словам разработчиков, список инициатив, за которые можно получить «никели», регулярно пополняется.

Потратить заработанные «никели» можно в магазине призов платформы «Никелизация» на реальные призы: полезные абонементы, курсы и тренинги, билеты на мероприятия, корпоративные сувениры. «Через месяц после запуска платформы мы собрали обратную связь от пользователей. Им очень понравилась идея с «никелями», но они попросили, чтобы ежемесячно им приходило не по три балла благодарности, а больше, поскольку они хотят чаще отдавать их коллегам. Мы этому очень обрадовались, так как главная цель запущенной платформы – сплочение коллектива. Теперь сказать «спасибо» коллеге можно не только за счёт баллов благодарности, но и своими накопленными «никелями», – подчеркнула Светлана Павлова.

В настоящее время пользователями платформы являются более 3800 человек. В общей сложности они заработали около 11 500 «никелей» и отправили порядка 3700 баллов благодарности. «Мы хотим дать людям возможность взаимодействовать даже на расстоянии, поэтому платформа будет развиваться», – отметила Светлана Павлова.

Юлия Антич


Михаил Чижиков,
технический эксперт B2B-решений для бизнеса Mail.ru Group:

– За время пандемии многие компании продемонстрировали, что эффективно работать удалённо – возможно. В дистанционном формате много плюсов: экономия времени и сил на дорогу, близость к семье... Но есть и минусы: страдает коммуникация между людьми, сложнее проходят творческие процессы и генерация новых идей. 2021 год поставил задачу переосмыслить формат работы в офисе с учётом опыта удалённой работы и дать компаниям инструменты, которые бы позволили трансформировать этот опыт.
Один из таких инструментов – корпоративный мессенджер. Его функциональность выходит за рамки оперативных коммуникаций. Современный корпоративный мессенджер – это полноценная коммуникационная платформа. Она способствует обучению и развитию сотрудников, а также улучшает их социализацию и повышает вовлечённость в дела компании. Простой пример: в компании появились сотрудники, которые прошли онлайн-оформление на работу и которые никогда не виделись с коллективом в реальной жизни. Понятно, что для эффективной работы им нужен доступ не только к списку контактов, но и к организационной структуре коллектива. Современная коммуникационная платформа должна быть организована с учётом этих потребностей. Тогда новый сотрудник может быстро сориентироваться, к кому и по каким вопросам стоит обращаться.
Ещё один важный для гибридного формата нюанс – это генерация новых идей. При классической пятидневке сотрудники различных подразделений так или иначе пересекаются в офисе и могут обсудить новые идеи при встрече. Когда часть команды работает удалённо, эту опцию должна брать на себя коммуникационная платформа. Она должна предоставлять сотрудникам среду для эффективного обсуждения и генерации идей.
Сейчас основой общения являются корпоративная переписка, онлайн-встречи и аудиозвонки. Понятно, что история этих коммуникаций должна храниться. Хороший корпоративный мессенджер должен обеспечивать удобный доступ к корпоративным электронным документам (в привязке к проектам или командам) с возможностью управления уровнями доступа и поддержкой интеграции.