Платформа возможностей

В апреле исполнилось три года с момента запуска Сервисного портала работника ОАО «РЖД». За это время значительно расширился функционал корпоративной IT-платформы, а также увеличилось количество пользователей. О промежуточных итогах работы портала и планах по его развитию «Пульту управления» рассказала заместитель начальника Департамента управления персоналом ОАО «РЖД» Мария Пименова.

– Мария Анатольевна, на ваш взгляд, за три года удалось ли достичь главной цели создания Сервисного портала – укрепить и упростить взаимодействие между сотрудниками и работодателем?
– Да, Сервисный портал стал тем инструментом, который позволил улучшить качество коммуникации. Это стало особенно заметно в период пандемии и режима ограничений, когда на дистанционную работу были переведены более 100 тыс. человек. Благодаря Сервисному порталу компания смогла перевести в электронный формат множество сервисов, в том числе и кадровые документы.
Сегодня работники могут дистанционно получить более двух десятков разных услуг.
Например, в рамках электронного кадрового документооборота это и получение материальной помощи к ежегодному оплачиваемому отпуску, и оформление различных видов отпусков, и оформление листка нетрудоспособности в электронном виде. Кроме того, через Сервисный портал можно оформлять корпоративные льготы, которые предусмотрены Коллективным договором, или заказывать различные справки, например справку по форме 2-НДФЛ.
К концу прошлого года в общей сложности через портал было получено порядка полумиллиона разного рода справок. Как видим, электронные сервисы сделали жизнь работника в компании комфортнее, они позволяют экономить силы и время при оформлении кадровых документов.
При этом вопросы коммуникации работника и работодателя остаются для нас, конечно же, приоритетными. Напомню, в прошлом году на Сервисном портале был запущен сервис опросов, который позволяет детальнее понять потребности сотрудников и отслеживать уровень их удовлетворённости работой. В конечном итоге обратная связь позволяет компании принимать взвешенные управленческие решения. Социологические опросы в ОАО «РЖД» системно проводятся на протяжении многих лет, но благодаря Сервисному порталу компания впервые получила инструмент, который удобен и работникам, и специалистам по управлению персоналом, занятым обработкой и анализом информации.
В апреле этого года был сделан ещё один значимый шаг к укреплению и упрощению коммуникаций между работником и работодателем. На полигоне филиалов и структурных подразделений заработал новый сервис – «Онлайн-приёмная руководителя». Теперь работник может напрямую обратиться к руководителю своего подразделения с вопросом, просьбой или предложением. Этот сервис открывает дополнительные возможности для развития диалога на местах.

– Сколько работников ОАО «РЖД» в настоящее время зарегистрировано на платформе?
– Количество зарегистрированных пользователей превысило 600 тыс. человек. Растёт и посещаемость ресурса – пиковые значения в сутки достигают свыше 120 тыс. уникальных пользователей.

– Планируете ли дать доступ к порталу работникам дочерних и зависимых обществ (ДЗО) компании?
– Мы понимаем, как важно создать в холдинге общее информационное пространство, но предоставление доступа работников ДЗО к порталу требует, помимо решения вопросов правового характера, также и объёмной доработки всей IT-инфраструктуры. Нужны дополнительные работы не только со стороны Сервисного портала, но и полномасштабная переработка IT-инфраструктуры дочерних обществ. Это процесс непростой и небыстрый, мы понимаем всю его значимость и совместно с IT-блоком уделяем ему внимание.

– Каким образом на Сервисном портале обеспечивается сохранность личных данных сотрудников компании?
– Компания использует передовые методы защиты персональных данных работников и на регулярной основе проводит тестирование системы на возможность проникновения угроз извне. Сейчас мы пилотируем подключение двухфакторной аутентификации. Это значит, что пользователи Сервисного портала получат возможность подтвердить свою личность дополнительным способом – через push-уведомления, сообщение на почту или на мобильный телефон. Работник сможет привязать своё устройство к платформе, и в случае входа с иного устройства система запросит подтверждение. Это усилит защиту платформы, такой инструмент защиты хорошо себя зарекомендовал на рынке, например он используется в мобильных приложениях банков.

– Какие отзывы о портале вы получаете от пользователей?
– Работники говорят, что активно пользуются ресурсом, видят пользу и удобство от его сервисов. В частности, много хороших отзывов получили такие сервисы, как возможность скачать расчётный листок или быстро получить справки. В период режима самоизоляции в топ-5 сервисов по популярности выходила «Адресная книга», в которой, помимо удобного поиска, отображаются и статусы работников: пользователи могли видеть, дома или в офисе работают их коллеги, как с ними можно связаться. Отзывы показывают, что портал стал неотъемлемой частью жизни работников и его бесперебойная работа для них крайне важна.
Важный источник обратной связи для развития платформы my.rzd.ru – это опросы. В сентябре прошлого года мы опрашивали работников, чтобы понять, как они оценивают работу портала. Исследование показало, что преобладает позитивное впечатление: 66,4% опрошенных положительно оценили работу платформы my.rzd.ru (4 и 5 баллов по 5-балльной шкале), негативные оценки поставили лишь 9,8% респондентов. Видим, что есть над чем работать.

– Как вы оцениваете динамику коммуникации между работниками?
– Если говорить о сервисе «Спасибо», который находится в топе популярных сервисов, то здесь счёт идёт на десятки тысяч лайков друг другу. Работники активно поздравляют друг друга с днём рождения – за время существования портала отправлено порядка 1 млн виртуальных поздравлений. Эта неформальная горизонтальная коммуникация востребована в компании, и мы планируем её развивать, предоставляя работникам новые инструменты.
Зимой мы запустили чат, который будет полезен тем, кто работает дистанционно и не имеет возможности оперативно подключиться к рабочему компьютеру. Также он пригодится сотрудникам, у которых нет корпоративной почты, а это большинство представителей массовых железнодорожных профессий. Кроме того, мы получили много заявок на ведение блогов – видим запрос на эту функциональность, в ближайшем времени планируется внедрение раздела и в мобильном приложении.

– Расскажите о функционале портала. Какие сервисы наиболее востребованы среди железнодорожников?
– Как показал сентябрьский опрос, наиболее востребованным разделом стал «Мой доход», особенно в период выдачи расчётных листков, за него отдали голоса 92,9% пользователей. Также популярны «Мой отпуск» (63,3%), «Мои справки» (52,3%), «Адресная книга» (36,9%). Хорошая пользовательская активность у раздела «Новости», сервисов «Спасибо» и «Опросы». При этом одним из ключевых сервисов по взаимодействию между работодателем и работником на портале является раздел «Подать заявление» – это система электронного кадрового документооборота, которая была недавно тиражирована на всех сотрудников, работающих дистанционно. Уверена, что активность пользователей в этом разделе также будет только расти. Сейчас набирает популярность чат, который позволяет напрямую написать коллеге через портал.
Сервисный портал работника ОАО «РЖД» также предоставляет пользователям доступ к материалам газеты «Гудок» – прямой переход на свежий номер издания реализуется через баннер на главной странице.

– Один из сервисов портала – «Корпоративное наставничество». Сколько человек уже пользуется им и как вы оцениваете первые успехи?
– На сервисе уже зарегистрировано свыше 3600 наставников и 750 экспертов, и с каждым месяцем эти цифры растут. Состоялось несколько тысяч встреч и звонков между парами сотрудников. Особенно активно сервис используют работники, желающие получить профессиональную консультацию в режиме реального времени. В целом сервис получил положительный отклик, но рост его популярности во многом зависит от того, как будет развиваться наша корпоративная культура, насколько важны для работников будут ценности развития, взаимопомощи, готовности делиться опытом и знаниями. Каждый работник должен знать, что у него есть реальный способ получить помощь экспертов и наставников. И мы видим для себя задачу – информировать об этой возможности и продвигать данный сервис среди работников.

– Расскажите о новинках портала. Какие сервисы появились за последнее время?
– С конца прошлого года появился блок новых функциональностей. О чате, блогах и «Онлайн-приёмной руководителя» я уже рассказала. Также среди новинок – «Достижения». По сути это цифровые награды, которые выдаются за совершение значимых действий на портале. Также появился сквозной переход в личный кабинет участника НПФ «Благосостояние». Кроме того, мы регулярно обновляем раздел «Подать заявление», там появляются новые возможности в рамках развития в компании электронного кадрового документооборота.

– Откуда черпаете идеи для наполнения платформы?
– Источников для идей много. Во-первых, это обратная связь. Мы отталкиваемся от пожеланий работника, главное для нас – это клиентоориентированность. Изучаем обращения в техподдержку. Эта информация даёт возможность развивать существующие продукты или запускать новые. Так, например, опрос показал интерес к таким возможностям, как оформление льготного пригородного проезда (31,6%), онлайн-консультации врачей «РЖД-Медицины» (25,4%), обмен сообщениями с коллегами (24,6%). Во-вторых, это инициативы коллег, которые, защищая свои проекты в рамках мероприятий (например, «PRO.Молодёжь», «Новое звено», HR-лига и других), всё чаще предлагают к реализации продукты именно на Сервисном портале. И конечно, мы перенимаем интересный опыт у наших коллег – как российских, так и зарубежных. Так, например, мы хотим, чтобы у работников появилась возможность моментально оценивать сервисы портала. У мобильного приложения портала появятся push-уведомления, к которым мы все привыкли по социальным сетям. Уведомления будут оперативно сообщать, например, о том, что расчётный листок загружен, справка готова или приказ подписан. Чтобы экосистема корпоративных коммуникаций развивалась и была востребованной, она должна быть максимально полезной и удобной.

– Есть ли планы по развитию цифровой платформы?
– В развитии цифровой среды мы видим своё конкурентное преимущество, особенно учитывая выход на рынок труда нового поколения работников, которые предъявляют высокие требования к формату предоставляемых работодателем корпоративных услуг, скорости принятия решений и возможности персонального подхода.
Особое внимание уделяем электронному кадровому документообороту – разделы «Подать заявление», «Мои справки», «Мои документы» будут пополняться новыми возможностями. Планируем выстроить взаимодействие с продуктами электронного правительства, например с «Госуслугами». Развитие портала идёт итерационно. Сначала мы выпускаем новый сервис в MVP (то есть запускаем первую версию продукта, которая решает основную задачу, но лишена ряда, возможно, востребованных дополнительных функций). После этого следим за статистикой использования нового сервиса и поведением пользователей. Если видим, что сервис востребован, дорабатываем его функционал. Так, например, мы увидели, что один из новых продуктов – чат – востребован, и теперь будем дорабатывать его.
Из новых продуктов, которые мы готовим к запуску, отмечу сервис «Активный работник» – он позволит каждому пользователю выдвигать свои идеи или голосовать за идеи коллег. Также в наших планах запуск сервиса, позволяющего записаться к врачу. Кроме того, у нас в разработке сервис для получения виртуального транспортного требования на пригородный проезд.
Дорабатываем систему уведомлений, которая позволит делать персональные рассылки, например о льготах, которые положены работнику, или о необходимости пройти диспансеризацию. Сейчас мы уже имеем возможность информировать работников, например, о том, что необходимо пройти опрос, или о получении «Спасибо» от коллеги.
Постепенно портал становится не только инструментом взаимодействия работодателя и работника, но и коммуникационной площадкой для всех наших коллег. Мы планируем развивать оба направления и дальше.

Беседовала Юлия Антич