Властелин времени

Русский физиолог Николай Введенский писал: «Мы устаём и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, неорганизованно работаем, бестолково работаем». Перед многими компаниями сейчас стоит задача правильной органиазции и планирования работы коллектива. Что такое тайм-менеджмент, какие методики правильного планирования времени эффективны, разбирался «Пульт управления».


Смотреть на часы

Термин «тайм-менеджмент» появился в 70-е годы прошлого века. Тогда стали проводиться семинары и мастер-классы, где людей учили управлять своим временем и быть продуктивными. Но сама система управления своим временем появилась ещё в древнем мире.

Римский философ Сенека ещё 2000 лет назад выделил несколько принципов для правильного управления временем. Первое – это вести на бумаге непрерывный учёт времени. Второе – проводить оценку затраченного времени. И третье – делать работу над ошибками. Итальянский учёный и писатель Леон Баттиста Альберти, живший в XV веке, усовершенствовал эту систему. Помимо того что он вёл список дел каждый день, он присваивал каждому делу статус: важный, средний и мелкий. Такая градация дел помогала ему сосредоточиться на первостепенных задачах и не растрачивать всё время на мелкие дела.

Американский политик Бенджамин Франклин придумал свой метод планирования времени. Он вёл специальный дневник, где на каждой странице был недельный график предстоящих дел. Под каждый день отводилась графа, в конце которой он оставлял место для анализа дня: какие дела были выполнены или нет, что нужно сделать для исправления ошибок и предполагаемый результат.

В 20-е годы прошлого века «Научная организация труда» в США заявила, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. В это же время в СССР появляется Лига «Время» (создана в 1923 году при поддержке основателя русской школы тайм-менеджмента и научной организации труда Платона Михайловича Керженцева). Члены лиги добивались сокращения числа заседаний и правильной организации труда служащих. Они считали, что время, которое сотрудники проводили на заседаниях, можно было потратить с наибольшей пользой.


Правила управления временем

Тайм-менеджмент является техникой управлением временем, состоящей из правил и принципов, которые помогают человеку правильно организовать своё время и достичь эффективности в любом деле. Методы управления временем стали применяться во всех сферах жизни человека. Специалисты по менеджменту выделают три основных типа тайм-менеджмента:
– персональный (личный) тайм-менеджмент, этот тип связан с саморазвитием человека: специалист учится правильно и плодотворно организовывать свой день;
– профессиональный тайм-менеджмент, он помогает сотруднику эффективно выполнять свою работу, правильно выстраивать рабочее время, а руководителям – грамотно распределять обязанности в коллективе;
– социальный тайм-менеджмент помогает регулировать межличностные взаимоотношения и управлять временем нескольких людей.

Тайм-менеджмент – это важный элемент планирования и контроля как в части проектного управления, так и в повседневной работе. По словам генерального директора ООО «Софтлайн Аутсорсинг» Дмитрия Петрова, любой проектный менеджер, помимо управления коммуникациями, бюджетом и объёмом проекта, управляет также сроками и ресурсами, в первую очередь человеческими. Грамотное управление и распределение времени позволяет смещать баланс между временными издержками и полезным использованием времени в пользу последнего.
«Есть ряд универсальных постулатов, которые всегда нужно принимать во внимание при планировании. Первое – человек так устроен, что использует на выполнение задачи всё отведённое ему время без остатка. Если времени с избытком, то он будет прокрастинировать до того момента, когда времени останется мало, и в авральном режиме начнёт делать работу. Поэтому не нужно давать запас времени на выполнение каждой отдельной задачи – это просто «сжигание» времени. Второе – ресурсов, в том числе и времени, всегда не хватает. Люди склонны занижать риски (проектные менеджеры) и завышать ожидания (спонсоры проекта) при планировании. Это нужно учитывать. И третье – всегда есть внешние факторы, и никогда эффект внешнего фактора не бывает в пользу уменьшения издержек по времени», – рассуждает Дмитрий Петров.

Существуют три основных правила тайм-менеджмента, которые помогут любому научиться планировать своё время.

Правило первое: правильная постановка цели.

Если человек научится чётко определять свои цели, то он также научится определять, какие задачи являются важными. Тренер по переговорам, стратегии, сертифицированный тренер по модели процесса коммуникации Антон Виноградов считает, что, когда понятна цель и есть мотивация по её достижению, следующие шаги – вопрос техники и дисциплины.
«По осознанию и постановке целей существует множество семинаров и тренингов. Однако достаточно сформулировать, что важно для вас, какие цели дают вам энергию вставать каждый день, являются драйвером для запуска проекта или бизнеса. Когда цели определены, их нужно преподнести вашей команде. Здесь встаёт вопрос мотивации ваших сотрудников. Понимание потребностей каждого члена команды может стать ключом для формирования плана и его успешной реализации. Одной из лучших методик для понимания психологических потребностей и их удовлетворения для меня является Process Communication Model (модель процесса коммуникаций, позволяющая наладить конструктивное общение и повысить свою эффективность в бизнесе и личной жизни). Данная модель не только даёт понимание, что является движущим мотором каждого члена команды, но и позволяет построить персонализированный план в зависимости от структуры личности сотрудников», – говорит Антон Виноградов.

Правило второе. Умение расставлять приоритеты.

У каждого человека есть дела, которые играют главную роль в достижении цели, и есть те, которые имеют меньшую значимость. Как заметил генеральный директор Sontelle Артём Монахов, работа с приоритетами очень важна не только в жизни, но и в планировании времени. «Помимо грамотного распределения времени, необходимо также работать с приоритетами. Несмотря на вполне само собой разумеющееся «не стоит тратить время на неважные задачи», многие всё равно убивают полдня на миллион маленьких дел, которые не принесут никакого результата. Это то ли неумение сосредоточиться, то ли неумение расставить приоритеты. Чтобы это изменить, расставьте дела не только с указанием времени, но и в порядке важности. Начинайте всегда «с самой большой лягушки» или с самого важного дела, как говорил один автор. Тогда вам не понадобятся ни цветные карточки, ни успокоительное – вы всё успеете», – советует Артём Монахов.

Правило третье. Планирование – это неотъемлемая часть тайм-менеджмента.

Когда человек занимается планированием, активизируются его мышление и творческий потенциал. При составлении плана цель становится более конкретной, и человек начинает понимать, чего он хочет на самом деле и как этого можно достичь. Бизнес-лектор и основатель консалтинговой компании Visotsky Consulting Александр Высоцкий считает, что те, кто хочет начать заниматься планированием, для начала должны завести персональный бумажный ежедневник.
«Многие люди не пользуются инструментами планирования потому, что они просто не знают, как планировать каждый день. Я имею в виду привычку, чтобы каждый день начинать с того, чтобы взять какой-то органайзер, блокнот или хотя бы кусок бумаги, ручку или любой пишущий предмет и написать список задач, которые планируете выполнить в течение дня или даже недели. «На самом деле единственная причина нелюбви к планированию заключается в том, что не удаётся реализовать план. А для этого около каждого пункта должно быть написано время, за которое задача будет выполнена. А время, которое вы планируете выделить на достижение результата, – инвестиция, которая должна дать результат в виде ценного конечного продукта», – говорит Александр Высоцкий.


Съесть лягушку, матрица и метод Pomodoro

В мировой практике тайм-менеджмента большой популярностью пользуются методы «ABC» и «Матрица Эйзенхауэра».

Метод «ABC» представляет собой сортировку дел. Все задачи нужно распределить между приоритетными группами А, В, С.

Задачи группы А – самые сложные и тяжёлые. Многие эксперты по тайм-менеджменту называют такие дела «лягушками». Очень часто именно решение таких задач откладывается, хотя они должны быть сделаны в первую очередь. Специалисты считают, что нужно «съесть лягушку на завтрак», то есть сделать дела группы А в первой половине дня, чтобы не тратить на эти задачи весь день. Дела группы В тоже важны, поэтому не стоит тянуть с их выполнением. Задачи группы С сделать желательно, но их невыполнение не будет иметь серьёзных последствий. Метод «ABC» поможет распределять нагрузку пропорциональными частями для достижения максимальной продуктивности.
«Матрица Эйзенхауэра» представляет собой принцип распределения всех дел по четырём категориям в зависимости от степени их важности и срочности. Визуально матрица приоритетов поделена на четыре квадрата, куда вписываются: а) срочные и важные дела; b) важные, но не срочные; c) срочные, но не важные; d) не срочные и не важные. Самое главное в этом методе – не делать все дела одновременно.

Большой популярностью пользуется техника Pomodoro (разработана итальянским студентом Франческо Чирилло). Чтобы воспользоваться этой техникой, нужно сначала определиться с задачей, которую будете выполнять. После этого поставьте «помидор» (таймер) на 25 минут. Работайте не отвлекаясь, пока таймер не прозвонит, сделайте короткий перерыв на 3–5 минут, после каждого четвёртого «помидора» сделайте длинный перерыв – на 15–30 минут.

Некоторые охотно используют метод советского биолога Александра Любищева. Суть его метода заключается в том, чтобы в конце каждого дня записывать, сколько часов и на что было потрачено. Далее в конце месяца просуммировать все показатели, чтобы ясно увидеть, куда уходит время. Такой подход крайне эффективен в долгой перспективе.

Сотрудники пользуются различными техниками тайм-менеджмента, которые помогают им не только в работе, но и в повседневной жизни. Так, Евгений Шлыков является не только ревизором по безопасности движения службы безопасности движения Дирекции тяги, но и председателем Совета молодёжи Дирекции тяги. Чтобы правильно распределять своё время и всё успевать, он пользуется несколькими техниками управлением времени. «С точки зрения планирования реализации стратегических задач я применяю Х-матрицу. По технике она напоминает «Матрицу Эйзенхауэра», где дела делятся на четыре категории, Этот наглядный и в то же время простой, понятный инструмент позволит сфокусировать коллектив компании, команду или семью на ключевых инициативах, влияющих на стратегические задачи. С целью контроля ежемесячных или еженедельных циклических задач я составляю таблицу, где столбцы – это дни недели, а строки – месяц. В ячейках указываются функциональные задачи. Для контроля их исполнения используются стандартные программные комплексы. Лично я использую комплекс программ от Microsoft Office, можно использовать встроенные в телефоны планировщики. Все задачи из матрицы вносятся с пометкой периодичности. В случае необходимости совместных задач или проектных инициатив наилучшим образом подходит программа Trello (программа для онлайн-планирования). На совместной доске участников можно применить «Матрицу Эйзенхауэра», разбив колонки на срочные и важные дела», – поделился опытом Евгений Шлыков.

Дарья Чикиркина