Работать с умом

Оценка трудозатрат административно-управленческого штата, который сегодня составляет 14% от общего числа сотрудников ОАО «РЖД», всегда вызывала сложности из-за недостаточного описания функционала. В прошлом году Центром организации труда и проектирования экономических нормативов – филиалом ОАО «РЖД» (ЦОТЭН) были подготовлены Методические рекомендации по оценке баланса рабочего времени работников ОАО «РЖД» с учётом применения процессного подхода. Их утвердили 27 декабря 2019 года.

В данный момент в компании собрана информация по срокам проведения оценки баланса рабочего времени от основных подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений. Основной объём работ по оценке трудозатрат административно-управленческого штата планируется завершить в 2022 году. Выполнять эту работу будут сами владельцы бизнес-процессов при методологическом сопровождении: на центральном уровне этот вопрос курируют Департамент по организации, оплате и мотивации труда и ЦОТЭН, на региональном и линейном – цнтры повышения эффективности труда персонала (НЦК).

В пилотном режиме оценка трудозатрат была проведена в 2019 году для определения потребности в IT-персонале при формировании программы цифровизации компании. В I квартале 2020 года такую оценку выполнили в Департаменте корпоративного имущества ОАО «РЖД». Результатом стало в том числе перераспределение численности работников между функциональными филиалами и службами управления имуществом железных дорог. В III квартале 2020 года ряд служб региональных центров корпоративного управления на выборочных железных дорогах провели оценку баланса рабочего времени своих работников в состоянии «как есть».

Первые практические результаты работы выявили ряд распространённых ошибок, допускаемых при оценке трудозатрат на местах. Чтобы их избежать в дальнейшем, в ЦОТЭН подготовили Методические рекомендации для определения оптимальной численности административно-управленческих работников на региональном уровне. Документ проходит процедуру согласования.

Рекомендации разделены на несколько основных блоков, содержащих примеры ошибок, связанные с ними риски и меры по их предупреждению. Так, основная ошибка на подготовительном этапе в том, что бизнес-процесс, по которому будет проводиться оценка трудозатрат, не типизирован для всех региональных подразделений бизнес-направления. Из-за этого нет единой технологии выполнения работ для однотипных процессов на разных дорогах и невозможно распространить результаты на всю сеть. Поэтому целесообразно до начала оценки баланса рабочего времени иметь утверждённые типовые бизнес-процессы.

Оценка баланса рабочего времени при отсутствии координации работ выполняется владельцами бизнес-процессов с нарушением этапности и технологии. Это приводит к искажению трудозатрат и необходимости повторной оценки. Наилучшим решением является образование рабочей группы, в состав которой должны входить эксперты предметной области подразделения, владельцы смежных процессов, моделировщики и специалисты по организации и нормированию труда.

Основным инструментом при оценке баланса рабочего времени служит экспертная оценка путём заполнения опросных листов утверждённой формы. Здесь сложность в правильном выборе измерителя процесса, который, как правило, должен совпадать с продуктом процесса. Важно, чтобы данный измеритель напрямую отражал трудозатраты работников, при косвенной зависимости требуется выбрать другой измеритель. Измеритель должен быть достоверным, что в условиях цифровизации подтверждается его наличием в информационных системах компании или соответствующей статистической отчётности. Корректный выбор измерителя позволяет правильно оценить трудозатраты на выполнение процесса, а в дальнейшем переложить результаты работы на сетевой уровень и разработать централизованные нормы труда.

На заключительном этапе результаты требуется оформить в виде технико-экономического обоснования и, если это региональный уровень, представить на экспертизу в НЦК. Вопрос о разработке норм труда должен решаться подразделением заранее, так как эти данные должны быть учтены и в планах причастных подразделений. ЦОТЭН ежегодно делает запрос подразделениям компании о необходимости разработки централизованных норм труда и методологического сопровождения оценки трудозатрат.

В условиях ограниченности ресурсов особенно важно делать комплексную оценку баланса рабочего времени подразделения в целом, а не отдельных подпроцессов. Это позволяет определить внутренние ресурсы подразделения и перераспределить существующую численность в соответствии с выполняемым объёмом работ. Но не менее актуален вопрос о перераспределении численности между подразделениями, что требует параллельной оценки типовых процессов, выполняемых смежниками. Поэтому для наибольшей эффективности работы к началу оценки баланса рабочего времени должны быть разработаны сквозные бизнес-процессы.

Таким образом, постепенно в компании будет накапливаться база норм труда для административно-управленческого штата, что позволит более оперативно реагировать на изменения в структуре компании и определять достаточную численность работников на разных уровнях управления при изменении объёмов работ.