Открыты для диалога

Работа в удалённом режиме стала испытанием на прочность для корпоративной культуры компаний. Как показало недавнее исследование Microsoft, в котором приняли участие 9 тыс. работников и руководителей из 15 европейских стран, ценой перехода на дистанционный труд оказывается утрата командного духа. Как поддерживать сотрудников на «удалёнке», чтобы они чувствовали себя частью коллектива, и как выстраивать цифровую сеть коммуникаций, рассказала начальник Центра развития персонала АО «ФПК» Татьяна Малашенкова.

– Пандемия новой коронавирусной инфекции стала катализатором развития дистанционных форм труда. Однако перед работодателями встал вопрос, как организовать удалённую работу так, чтобы коммуникация с сотрудниками не была потеряна. Расскажите, как выстроили взаимодействие с сотрудниками в этой новой реальности в АО «ФПК»?
– Сначала несколько слов о кадровом портрете компании. На сегодняшний день в ФПК работают более 56 тыс. человек, большая часть – 63% – фронтлайн-персонал, в частности проводники и кассиры, которые встречали пандемию на передовой и частично переходили в режим неполного рабочего времени, поскольку во многих регионах движение поездов было приостановлено.
Отмечу, что в последние годы коллектив ФПК существенно обновился. Сейчас примерно 30% сотрудников – молодёжь в возрасте до 35 лет, а средний возраст работника компании составляет 41,7 года. При этом у нас низкая текучесть молодых кадров. Согласно нашим опросам, 60% членов коллектива связывают развитие своей карьеры с компанией. От этих данных мы отталкивались, когда планировали коммуникационную стратегию, которая позволила бы не терять связи с сотрудниками в условиях массовой удалённой работы.
Первое направление нашей работы – перевод в дистанционный формат системы непрерывного обучения, подготовки и повышения квалификации. В текущем году мы добились большого прогресса в этом вопросе, хотя начали процесс перехода в онлайн ещё в прошлом году. Изначально согласно плану, который был утверждён в ноябре 2019 года, планировался плавный переход от очного обучения к дистанционному с сентября 2020 года. Из-за пандемии нам пришлось форсировать события, поскольку для компании было важно дать сотрудникам возможность развиваться в условиях удалённой работы.
Уже в мае началось тестирование дистанционного курса по направлению «Клиентоориентированный сервис», сейчас это наиболее востребованная программа на нашей образовательной платформе. В сентябре в системе СДО работали девять программ повышения квалификации. При этом СДО – не только платформа для обучения, но и средство коммуникации с сотрудниками. С июня в системе доступны онлайн-курсы по борьбе с COVID-19, чтобы работники могли из достоверного источника узнавать, что это за заболевание, разобраться с тем, какие меры профилактики работают, и научиться справляться со стрессом.
Помимо этого были разработаны и запущены четыре открытых онлайн-курса: профессиональный имидж; содержание расчётного листка проводника; изучение основ безопасности для первозимников; навигатор по освоению профессии проводника пассажирского вагона. К настоящему моменту этот перечень открытых курсов ещё расширился, добавился адаптационный курс для новых сотрудников, Кодекс деловой этики, появилась информация по социальным льготам и гарантиям для сотрудников. Ещё мы сделали русско-английский разговорник для проводников и кассиров, это настольная книга с основными словами и фразами.
Отдел работы с молодёжью в первом полугодии дополнительно провёл серию обучающих онлайн-мероприятий: семь лекций по программам MS Office, три лекции по финансовой грамотности и столько же по транспортному дизайну. Практически под конец первой волны мы открыли английский клуб и приступили к созданию книжного клуба.
Все эти действия нашли отклик у наших сотрудников. Получили хорошую обратную связь, у многих работников занимались даже дети. Мы ещё раз утвердились во мнении, насколько актуально дистанционное обучение во время пандемии. Это повышает командный дух и в то же время даёт сотрудникам реальный инструмент для прокачивания профессиональных навыков.
Второе важное направление – развитие сервисов и услуг, их перевод в онлайн-формат. Мы понимаем, что сегодня работникам нужен современный личный кабинет, который избавит их от необходимости посещать отдел кадров, давая возможность выполнять все действия в дистанционном формате: заказывать справки, оформлять социальные льготы, изменять личные данные, получать информацию об обучении, просматривать график и лимит отпусков. Во многих компаниях, например в ОАО «РЖД», это уже реализовано. Мы идём по этому же пути. Сейчас в ФПК работают над внедрением Сервисного портала работника компании. В связи с пандемией этот вопрос немного отодвинулся, но мы рассчитываем в 2021 году запустить данный портал.

– Какие планы по развитию дистанционного обучения?
– Безусловно, мы планируем и дальше развивать систему дистанционного обучения. В IV квартале запланировано проведение на базе СДО технической учёбы и аттестации офисных сотрудников по программе «Охрана труда», появятся новые программы повышения квалификации, причём не только для фронтлайн-персонала, но и для специалистов и руководителей, это, в частности, курс «Эффективный менеджер», который сегодня разрабатывается. Также на базе этой платформы будет проводиться обучение проводников пассажирских вагонов продолжительностью 224 академических часа. Это часть большой образовательной программы, которая помимо онлайн-составляющей предусматривает обучение в очном формате – всего 560 часов. В дальнейшем будем расширять перечень программ повышения квалификации и открытых курсов.

– Есть ли специальные проекты для молодёжи?
– Для молодых сотрудников мы провели онлайн-конкурс «ФПК.ЛАБ», цель которого – вовлечение молодёжи в решение стратегических задач компании. Заместители генерального директора разработали 44 кейса по приоритетным направлениям. Среди них, например, «Разработка интерактивного сервиса – визуализированного каталога моделей вагонов для предоставления пассажиру наглядной информации при выборе мест»; «Организация раздельного сбора мусора из пассажирских вагонов»; «ФПК-food: еда в поезде как составляющая имиджа ФПК». Молодёжи было предложено в онлайн-формате направить свои проекты для решения этих кейсов. Всего было прислано 54 проекта. Каждый из них оценивали по шести критериям: актуальность идеи для заказчика, её новизна, реалистичность проекта, эффективность, глубина проработки идеи, а также возможность тиражирования. В полуфинал отобрали 28 проектов, из них выберут девять финалистов.
Также реализуется проект «Продвижение» – это помощь участникам федеральных конкурсов. В прошлом году в «Лидерах России» от нашей компании был только один полуфиналист, в этом году уже шесть полуфиналистов, два финалиста по специализации «Наука», один работник вышел в суперфинал. Ребята, которые принимают участие в этом конкурсе, потом друг с другом активно коммуницируют, делятся знаниями, советуют, на что обратить внимание при прохождении этого конкурса, рассказывают, как прокачать навыки, где могут быть западающие компетенции.

– Есть мнение, что с переходом на удалённую работу нужно усиливать информирование сотрудников и создавать новые каналы коммуникаций между руководством и трудовыми коллективами. Вы с этим согласны?
– Да, более того, у нас уже есть подвижки в этом направлении. Летом мы провели три масштабные онлайн-встречи с первыми лицами компании. Сначала, когда мы предложили руководству эту идею, они отнеслись к ней с осторожностью, даже с определённым скепсисом. Было сомнение относительно того, насколько такое общение нужно сотрудникам, ведь у них и так много работы. Тогда с помощью системы СДО мы провели пульс-опрос, своё мнение высказали более 8 тыс. человек. В результате мы сформулировали перечень наиболее актуальных тем.
К первой встрече в режиме онлайн – это была прямая линия с заместителями генерального директора Екатериной Скороходовой и Станиславом Зотиным – подключились 794 участника. Мы ещё раз убедились, что такой формат востребован. После этого Центр развития персонала совместно с Управлением персонала и социального развития в кратчайшие сроки разработал и внедрил регламент взаимодействия внутри компании при организации дистанционных встреч во время пандемии.
На Дне информирования с генеральным директором АО «ФПК», который проходил в режиме онлайн, присутствовала уже 1 тыс. сотрудников. Это максимум, который был технически возможен при подключении. На встрече обсуждались стратегия развития компании в целом, профилактика распространения новой коронавирусной инфекции в подвижном составе, меры по сохранению льгот, гарантий, выплат по Коллективному договору, восстановление движения поездов. Многих сотрудников волновали вопросы, связанные с HR-процессами. Открытием для нас стало то, что более 90% присутствовавших на встрече заявили о том, что хотели бы проводить мероприятие раз в квартал. Это говорит о том, что в период стресса, а пандемия – это серьёзный стресс, людям особенно важна коммуникация и обратная связь от руководителей, важен открытый диалог.
После встречи с генеральным директором у нас состоялась встреча с HR-блоком, где рассказали о приоритетах кадровой политики и о том, как реагировать на столкновение с коронавирусом. Мы всем пытаемся донести, что соблюдение сотрудниками пяти базовых принципов позволит достичь стратегических целей компании. Вот эти принципы: выстраивать свою работу вокруг потребностей клиента; действовать открыто и вести диалог на основе взаимного уважения; быть образцом этичного поведения; работать единой командой, развивать сотрудничество и взаимопомощь; ориентироваться на результат и повышать планку личных достижений.

– Один из распространённых сегодня каналов коммуникации – чат-бот. Планируют ли в ФПК использовать данный канал для связи с сотрудниками?
– Не только планируем, а уже используем. У нас есть чат-бот «ФПК.Вместе». Это инструмент построения вертикальных и горизонтальных неформальных коммуникаций. Ранее он действовал не совсем в классическом варианте, больше в офлайн-формате: рандомно выбирался руководитель, с которым ты мог выпить кофе и обсудить какие-то проблемы или предложения. Всем это очень нравилось, проект получал хорошие отклики. Теперь мы его перепрограммировали. Во время пандемии чат-бот стал работать в онлайн-режиме: сотрудник может задать какой-то вопрос, чат-бот передаёт его руководителю, тот может ответить и пообщаться.
Хочу обратить внимание на цифровые каналы коммуникации. Мы выпустили HR-дайджест, развиваем как внешние коммуникации с клиентами и партнёрами, так и внутренние: есть страницы в социальных сетях для молодых работников компании. Это позволяет, с одной стороны, оперативно информировать персонал обо всех происходящих событиях и изменениях, а с другой – даёт возможность вовлекать членов нашего коллектива в работу компании. Например, в период пандемии сотрудники могли убедиться, что компания даже в это тяжёлое время не прекращает свою работу, и увидеть, какие меры принимаются в том числе для обеспечения безопасности пассажиров и работников.
В онлайн-формат перешли почти все мероприятия женского клуба. Он был создан в ноябре прошлого года. Буквально на пороге пандемии, в преддверии Международного женского дня состоялись большое выездное совещание по развитию человеческого капитала и финал конкурса «Деловая женщина АО «ФПК». Никто не ожидал такого масштаба и такой активности женщин. У нас утверждён трёхлетний план по социальному, психологическому и разностороннему развитию женщин в компании.
Социальные сети стали эффективными помощниками кадровых служб в деле вовлечения сотрудников в волонтёрские и спортивные мероприятия. Так, к общероссийской акции #МыВместе присоединились 97 работников АО «ФПК». Оказалось, что у нас очень много активной молодёжи. В апреле-мае они своими силами провели 16 онлайн-зарядок. Это был интересный опыт.
Мы привлекали сотрудников во все наши активности, чтобы они понимали, что не оказались за периметром в информационном вакууме, а чувствовали себя частью коллектива.

Мария Абдримова