Офис нового времени

Российские компании готовятся к возвращению сотрудников в опустевшие на время пандемии офисы. Как сообщил в интервью газете «Гудок» генеральный директор – председатель правления ОАО «РЖД» Олег Белозёров, первыми на рабочие места вернутся те, чьё присутствие связано с производственной необходимостью, работой с персональными данными, государственной и коммерческой тайной, а затем, уже на втором этапе, все остальные.

Однако постковидная офисная жизнь уже не будет такой, как прежде: социальная дистанция, маршруты передвижения и перегородки для минимизации контакта, регулярная обработка антисептиками всех поверхностей и контроль температуры станут для нас новой реальностью.


Новая реальность

Пандемия и вынужденный переход на удалённую работу изменили взгляд бизнеса на роль офиса. Традиционно считалось, что он выполняет три основные функции: символическую как элемент корпоративной культуры, социализирующую и мобилизационную. Теперь как минимум две из них оказались под вопросом. «Офис представлял собой не просто место, куда люди приходят на работу, а особую среду, которая воплощает ценности компании, её видение характера совместной работы и стиля руководства, а также служит для формирования социальных связей. Вряд ли такое внимание к офису сохранится теперь, – рассуждает руководитель направления «Изменения и инновации» компании Business Speech, бизнес-тренер Павел Меринов. – Уже сейчас в компании рассматривают частичную замену офисного пространства на арендуемые места в коворкингах для очных встреч, потому что постоянно держать огромное количество кабинетов, оказывается, нет необходимости. Это отражает общий тренд на пересмотр и переоценку роли офиса в работе и во взаимодействии людей. Некоторые исследователи называют это «перевёрнутый офис» по аналогии с «перевёрнутым классом» – концепцией обучения, когда освоение теоретического материала осуществляется индивидуально, а встречи с преподавателем для формальных занятий посвящаются исключительно практике».

В то же время на фоне сохраняющейся угрозы коронавируса, который хоть и «уснул», но окончательно не побеждён, резко повысятся требования к охране здоровья офисных сотрудников. Руководство компаний должно будет взять на себя контроль, надзор и проактивное обеспечение не просто комфортных, но и безопасных условий – как никогда раньше тема благополучия работников приобретёт очень конкретную форму, связанную с соблюдением норм, правил и техник санитарно-гигиенической безопасности, уверен Павел Меринов.

В этом плане показателен опыт Китая: в стране, первой справившейся со вспышкой коронавируса, во всех офисах и на производственных площадках введены беспрецедентные меры безопасности. Как рассказал директор Департамента инженерных и мультимедийных систем IТ-компании КРОК Сергей Пауков, Morgan Stanley откалибровал лифт в своём гонконгском небоскрёбе для ускорения поездок и уменьшения количества пассажиров, а работников Bank of Communications в Шанхае обязали носить маски в течение всего дня и проходить через инфракрасный температурный экран, чтобы войти в офис. На заводе на окраине города Ухань – бывшего эпицентра COVID-19 – все сотрудники должны подниматься по лестнице, а не пользоваться лифтом, при этом обязательно выдерживать дистанцию. В столовой стоят пластиковые перегородки, повсюду висят таблички, что и когда было продезинфицировано. «На входе сотрудникам измеряют температуру, это первая из четырёх проверок за день. Результаты вносятся в систему сбора данных, человек с температурой выше 37,3 автоматически фиксируется и становится объектом для внутреннего расследования», – пояснил эксперт.

Эксперт уверен, что измерение температуры станет новой реальностью офисной жизни и в России. Для контроля температурного режима, в частности, можно использовать видеокамеры с двойной функцией: они одновременно снимают обычное видео и тепловизионную картинку, если температура превышает установленный порог (например, 37 градусов), подаётся сигнал охране. В этом случае турникет не откроется, даже если у сотрудника есть действующий пропуск. «Современные камеры определяют температуру с точностью 0,1–0,3 градуса, при этом посетителям и сотрудникам не нужно специально останавливаться рядом с ними, – уточняет Сергей Пауков. – Со временем такие решения будут становиться всё доступнее».

Подобные технологии, к слову, уже начали применяться в ОАО «РЖД». В начале июня на входе в здание управления Приволжской железной дороги была установлена система распознавания лиц со встроенным модулем замера температуры, способная выявлять людей с лихорадкой. В случае успешного тестирования устройства могут появиться на других предприятиях дороги. Для контроля температуры персонала на ПривЖД также внедряют инновационные решения: термометры-пластыри и так называемые умные браслеты, которые передают информацию в онлайн-режиме.


Перепланировка и минимум контактов

Для защиты офисных работников санитарные врачи требуют соблюдать социальную дистанцию между рабочими местами и минимизировать контакты в местах общего пользования. Для многих компаний, как замечают эксперты, это станет одним из самых сложных правил новой жизни, поскольку для этого им придётся пересмотреть подходы к организации рабочего пространства.
«В течение последних десятилетий на фоне активного развития цифровизации компании сознательно шли к офисному минимализму. Рабочие места становились всё компактнее, а сотрудники – мобильнее, – говорит управляющий партнёр архитектурного бюро UNK project, эксперт по офисному проектированию, создатель офисов для Yandex, Mail.ru, «Мегафон» Николай Миловидов. – Именно поэтому сегодня реализовать идею социального дистанцирования в офисе будет трудно, а главное, накладно: потребуется аренда больших площадей, закупка мебели большего размера – сейчас самый популярный размер рабочего стола 1,4 м, при этом дистанция между сотрудниками должна быть не менее 1,5 м».

Партнёр архитектурной студии IND architects Андрей Сидоров подсчитал, что, если компания оставит около 20% сотрудников на «удалёнке», можно будет на уже имеющихся метрах выделить больше пространства для каждого работника – если раньше это было минимум 1,2 кв. м, то в этом случае – 1,5 кв. м.

Для дополнительной противовирусной защиты между рабочими местами в опен-спейсе можно установить специальные защитные экраны из оргстекла в дополнение к существующим акустическим перегородкам – они размещаются как по бокам от сотрудников, так и между ними, если они сидят за столом напротив друг друга. Впрочем, такой барьер не является непроходимым для вируса и не может быть единственным решением проблемы, считает Николай Миловидов. «Соседа сбоку с помощью перегородки изолировать невозможно, даже если установить боковой экран. Люди не сидят вплотную к столу, а чаще откидываются на спинку кресла. Поэтому важно обеспечить увеличенную дистанцию между сотрудниками. Для этого может потребоваться введение скользящего графика работы, когда одна часть отдела в определённые дни сменяет другую».

Для обеспечения социальной дистанции в офисах некоторые компании принимают неожиданные решения. Так, в амстердамском офисе Cushman & Wakefield, американской компании, специализирующейся на операциях с коммерческой недвижимостью, нанесли специальную разметку на пол, чтобы обеспечить упорядоченное передвижение. Крупные круги напоминают о необходимости оставаться на расстоянии 2 м от коллег, а стрелки по периметру помещений показывают направление движения. Специальные датчики отслеживают перемещения сотрудников по сигналу мобильного телефона и подают сигнал, если те слишком сильно сближаются.

Прогноз о том, что из офисов исчезнут общественные пространства, пока не оправдывается, и в целом эта гипотеза представляется маловероятной, заявляет Андрей Сидоров. «По-прежнему проектируются переговорные – и большие, и малые, а также прочие пространства для командной работы, например лаунжи и лектории», – замечает эксперт.

В то же время у крупных нефтехимических и металлургических компаний, а также компаний IT-сектора растёт спрос на так называемые сервисные офисы, где они размещают свои проектные команды, поделился наблюдениями Андрей Сидоров. В сервисных офисах каждый арендатор имеет полностью изолированный блок, в котором может провести перепланировку под свои потребности, например из опен-спейс сделать кабинет или переговорную с помощью модульных стен, а также брендировать пространство.
«Мы проектируем такие пространства для одного из операторов – Space 1, и в них сразу закладывается возможность кастомизации под нужды арендатора. Вот такие универсальные, гибкие решения, но с возможностью адаптации под конкретную команду, думаю, будут ещё более востребованными», – считает он.


За чистоту воздуха

В перспективе, по оценке экспертов, изменится не только планировка офиса, но и его «начинка», то есть инженерные системы. Николай Миловидов прогнозирует, что в офисной и коммерческой недвижимости в дальнейшем будут использоваться технологии, которые ранее применялись на промышленных предприятиях, – это технологии бактерицидной и противовирусной обработки систем вентиляции и кондиционирования. Это тоже последствие пандемии коронавируса: из-за того, что COVID-19 распространяется в том числе воздушно-капельным путём, в Пекине и Шанхае во многих офисных башнях до сих пор не используют централизованное кондиционирование, опасаясь за качество воздуха, замечает Сергей Пауков.

Воздух в помещениях действительно в среднем в 5 раз грязнее и в 10 раз токсичнее уличного, говорит эксперт по обеззараживанию воздуха компании «Поток Интер» Сергей Синяев. Особенно, по его словам, следует избегать маленьких замкнутых пространств, например лифтов.

В настоящее время в офисах растёт спрос на дополнительные системы очистки воздуха. Роспотребнадзор рекомендует устанавливать в помещениях бактерицидные лампы, по возможности – рециркуляторы воздуха с целью регулярного обеззараживания воздуха. «Специальная обработка воздуха, использование в офисе ионизаторов делает воздух практически стерильным. Даже если забыть про ситуацию с пандемией, обработка воздуха способствует повышению работоспособности сотрудников и сокращению количества больничных листов», – считает Владимир Трофименко, член Стратегического совета по инвестициям в новые индустрии при Минпромторге России, генеральный директор представительства компании Mankiewicz в России и странах СНГ.

Сергей Синяев подтверждает: по статистике, в «зелёных офисах» способность к запоминанию на 10–25% выше, чем в обычных, а время отсутствия по болезни на 8,5% меньше.


Правила жизни

Исследования профессора кафедры общественного здравоохранения, науки об окружающей среде и иммунологии в Университете Аризоны микробиолога Чарльза Герба доказывают: офис не такое уж чистое место. Наиболее грязными местами, как заметил Сергей Синяев, ожидаемо оказались краны раковин, ручки микроволновок и холодильников, кнопки кофейных автоматов и кулеров. В постковидной жизни все эти поверхности необходимо регулярно дезинфицировать, по мнению Американской ассоциации промышленной гигиены, делать это надо минимум три раза в день. Члены ассоциации также рекомендовали американским работодателям максимально отказаться от приборов, предполагающих высокую частоту контакта, в том числе от кулеров с водой, общих закусок, сушилок для рук в туалетах, заменив их, соответственно, на бутылки с водой, снэки и бумажные полотенца.

В Роспотребнадзоре придерживаются схожего взгляда на вопросы гигиены. Так, работодателям необходимо обеспечить запас антисептиков для обработки рук сразу при входе, выполнять уборку помещений дезинфицирующими средствами, уделяя особое внимание дверным ручкам, выключателям, перилам, столам и стульям работников, оргтехнике, а также каждые два часа проветривать рабочие помещения. В столовых, по словам санитарных врачей, нужно либо использовать одноразовую посуду с последующим её обеззараживанием и уничтожением, либо обеспечить дезинфекцию посуды и столовых приборов при температуре не ниже 65°С в течение 90 минут. Если столовой нет, следует выделить специальное помещение, запретив приём пищи на рабочих местах.
«Все общественные зоны являются потенциально очень опасными местами для распространения коронавируса. Помочь предприятиям должна постоянная дезинфекция каждые два часа и более масштабная – в конце дня. Положительные примеры вижу среди отдельных офисов – некоторые заказывают дезинфекционную обработку от коронавируса. Мы выпустили стикеры на двери офисов, что помещения дезинфицированы в соответствии со стандартами Роспотребнадзора», – рассказывает врач-дезинфектолог, директор по качеству компании «Кафедра дезинфекционного дела» Николай Дубинин.

Эксперты полагают, что будущее офисной жизни за бесконтактными технологиями, поскольку они позволят значительно снизить риски заражения. «Через поверхности, к которым прикасаются сотни или тысячи людей ежедневно, вирусы и бактерии распространяются очень быстро. Поэтому в будущем всё – от дверных замков до сантехники в уборных – будет оснащено специальными датчиками, реагирующими на тепло или движение, которые позволят избежать прикосновений», – считает Николай Миловидов.


Гибкий график

После работы в удалённом режиме сотрудникам потребуется некоторое время, чтобы снова привыкнуть к рабочим офисным будням, ведь им придётся раньше просыпаться, тратить время на дорогу, иначе планировать день, и работодатели должны быть к этому готовы. «Процесс выхода сотрудников должен быть организован с учётом основных правил. Прежде всего определите минимально достаточный список тех, кто необходим на своём рабочем месте в офисе. Всех остальных лучше пока оставить работать в прежнем формате «хоум-офис». Сформулируйте приказ о прекращении дистанционной работы и донесите его до всех сотрудников. Если же часть сотрудников продолжает работу в удалённом формате, то издайте отдельный приказ, в котором будут прописаны правила работы на «удалёнке» и чёткий список сотрудников и отделов, которые продолжают работать в этом режиме», – говорит Владимир Трофименко.

Руководитель группы поддержки продаж сетевых решений компании «Инфосистемы Джет» Дмитрий Каросанидзе рекомендует предусмотреть определённый переходный период, когда надо работать в офисе по 2–3 дня в первую неделю. Такой план позволит адаптироваться к работе в офисе, победить появившиеся фобии и даст время войти в рабочий ритм, считает он.

Выход из карантина и адаптация будут постепенными, поэтому, по мнению Владимира Трофименко, классический режим работы с 9 до 18, скорее всего, исчезнет. Ему на смену придут посменная занятость и гибкий рабочий график. «Гибкий режим рабочего времени устанавливается с обязательным заключением в письменной форме трудового договора. Но не стоит забывать, что применение гибкого режима рабочего времени не влечёт за собой изменений в оплате труда и не влияет на объём трудовых прав», – уточняет он.

Сейчас активно на разных уровнях обсуждается предложение сделать более широкий диапазон начала рабочего дня, например с 6–7 утра и до полудня, чтобы развести потоки людей как в транспорте, так и на проходных в офисах. Такую идею, в частности, озвучил заместитель мэра Москвы по вопросам транспорта Максим Ликсутов со ссылкой на то, что подобный плавающий график действует во многих компаниях Канады и Германии. Некоторые российские компании тоже рассматривают такой вариант. В ОАО «РЖД», например, внесли изменения в Правила внутреннего трудового распорядка центрального аппарата, расширив диапазон начала и окончания рабочего дня.
«У нас для некоторых категорий сотрудников возможен гибкий график, есть те, кто приезжает в 7 утра, это тоже позволяет меньше пересекаться физически. В целом к вопросу возвращения в офис подходим гибко, в настоящее время сотрудники сами выбирают, где будут работать. Для тех, кому удобнее работать в офисе, мы закупили антисептики, маски и перчатки, а также ввели правило, что офис не может быть заполнен более чем на 50%. Для оперативной связи с теми, кто остаётся на «удалёнке», всегда есть корпоративные телефоны, Zoom, Skype и различные мессенджеры», – поделился опытом генеральный директор компании «Ай Ти Логистика» Дмитрий Гладков.

Ещё один тренд, который может появиться в постковидную эпоху офисов, – незакреплённые рабочие места. Как рассказал «Пульту управления» Сергей Пауков, на рынке уже появились актуальные решения по бронированию рабочих мест – с помощью такого сервиса сотрудники могут заранее выбрать свободный стол, а руководители проследить за тем, сколько людей находится в офисе и как проводится санитарная обработка рабочих поверхностей. В Antal Russia подсчитали, что 22% компаний сегодня рассматривают возможность создания таких рабочих мест.

После возвращения в офис руководителям крайне важно следить за эмоциональным состоянием сотрудников. «Это то, с чего начинался мой день в период карантина, и это то, с чего я буду начинать свой день при выходе на работу. Каждое утро я не стеснялся узнавать, как дела у моих сотрудников, как они себя чувствуют, нравится ли им погода за окном, всё ли хорошо дома. И порой сам делился с ними своими личными новостями, это здорово повышает доверие внутри коллектива, личную продуктивность и продуктивность коллектива, – рассказывает Владимир Трофименко. – Если ваши сотрудники будут чувствовать эту дружескую атмосферу, им будет гораздо проще снова влиться в работу, они будут чувствовать себя, словно вернулись домой. И, конечно, необходимо обеспечить сотрудникам не только эмоциональную поддержку, но и безопасное рабочее пространство: маски, перчатки, санитайзеры – всё это должно быть в избытке в вашем офисе. Забота о здоровье и безопасности своих сотрудников будет служить главным мотиватором для возвращения к привычному для людей формату работы».

Работодатели готовятся к тому, что противовирусные меры безопасности сохранятся в офисах надолго, по крайней мере, до конца 2020 года. Даже если второй волны не будет, а Роспотребнадзор перестанет проверять офисные пространства, сотрудники по старой памяти будут применять средства индивидуальной защиты и соблюдать меры предосторожности. Вероятно, это негативно повлияет на микроклимат в коллективах, где хорошие отношения между коллегами строятся в том числе и в неформальных беседах у кофе-машины, в курилке или у офисного принтера в ожидании печати документа. «HR-специалистам нужно готовить симметричный ответ на этот вызов», – утверждает Елена Волотовская, вице-президент по инвестициям ГК Softline, глава комитета по информационным технологиям «Опоры России».

Елена Волотовская уверена, что впереди рынок труда ждут даже более фундаментальные изменения, чем можно было предположить: «Об этом можно судить по актуальным законодательным инициативам. Проект закона, который внесли в Госдуму, не только приравнивает удалённую работу к работе в офисе, но и лучше защищает «удалёнщиков» – их будет сложнее уволить, их режим труда будет приравнен к таковому у сотрудников в офисе, что поможет им лучше балансировать своё время между работой и жизнью вне её. Но и без закона очевидно, что в офис вернутся не все сотрудники. Какая-то часть будет трудиться дома».

Мария Абдримова