Трудовые отношения в онлайне

Министерство труда и социальной защиты РФ в ближайшее время приступит ко второй стадии эксперимента по переводу в электронную форму документов, регулирующих трудовые отношения работодателей и работников. Если на первом этапе применение электронной версии допускалось только при наличии бумажного дубликата, то теперь подстраховка отменяется: Госдума приняла закон «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», согласно которому кадровые документы в рамках проекта будут вести в электронном виде. Документ уже одобрен в Совете Федерации.

По оценкам экспертов компании WiseAdvise, переход на электронный кадровый документооборот позволит бизнесу в три раза снизить затраты на расходные материалы, на четверть повысить производительность труда и сократить стоимость хранения документов на 80%.

Как сообщили в Минтруде, уже более 80 организаций выразили желание перейти к работе с документами в сфере труда в digital-формате. Среди них «Российские железные дороги».


Без бумаг

Эксперимент по переходу на электронный кадровый документооборот продлится до 31 марта 2021 года. Какие приказы и распоряжения из области трудовых отношений оцифровать, будет решать сам работодатель. Единственное ограничение, установленное Минтрудом, – не включать в проект трудовые книжки, поскольку для них предусмотрен особый порядок перевода в онлайн-формат.

Для работы с электронными документами и их хранения компании придётся либо создать свою информационную систему (возможно, адаптировать под эти цели уже имеющуюся платформу), либо обеспечить возможность обмена данными с информационно-аналитической системой общероссийской базы вакансий «Работа в России».

Работодатель при этом несёт ответственность за защиту персональных данных работников в цифровом пространстве и сохранность электронных документов – он должен обезопасить их от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, распространения и иных неправомерных действий. Все расходы, с этим связанные, а также затраты на оформление сотрудникам электронной цифровой подписи (ЭЦП) ложатся также на организацию. «Отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора», – подчёркивают в Минтруде.

Больше всего вопросов у работодателей по итогам первого этапа эксперимента вызвало как раз использование электронной цифровой подписи. Они отмечали как высокую стоимость усиленной квалифицированной подписи (от 1 до 5 тыс. руб. на человека, при этом приобретать цифровую подпись требуется ежегодно), так и отсутствие чётких требований, в каких случаях применять именно этот тип подписи.

Напомним, что в электронном документообороте используются два вида ЭЦП: простая и усиленная. Они отличаются степенью защиты. Простая электронная подпись представляет собой комбинацию логина и пароля, она подтверждает, что электронное сообщение отправлено конкретным лицом. Усиленная квалифицированная подпись имеет более высокий уровень защиты: её создают в удостоверяющих центрах, аккредитованных Минкомсвязи, при помощи средств криптографической защиты информации и записывают на специальный USB-носитель. Электронные документы с такой подписью равнозначны бумажной версии, подписанной собственноручно.

Теперь многие вопросы сняты: в законопроекте, регулирующем проведение эксперимента, обговаривается, какую подпись и когда нужно применять. Так, при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы или при внесении в них изменений через корпоративную информационную систему работодатель обязан использовать усиленную квалифицированную подпись, работник – либо такую же, как работодатель, либо усиленную неквалифицированную подпись (в отличие от простой ЭЦП, она подтверждает не только отправление конкретным лицом, но и отсутствие изменений с момента подписания; её можно оформить в любом удостоверяющем центре). При оформлении таких же электронных документов через сервис «Работа в России» сотрудник может поставить простую цифровую подпись.

К слову, составленный в электронном виде документ работник сможет получить в удобном для него формате – на бумаге или в личном кабинете в системе «Работа в России».

В Министерстве труда подчёркивают, что участие в эксперименте для работодателей и для работников добровольное. Компания, которая решила к нему присоединиться, за месяц до его начала обязана письменно уведомить каждого сотрудника, при этом тот в любой момент вправе отказаться от участия – как до запуска проекта, так и уже в процессе.


Площадка для эксперимента

В ОАО «РЖД» электронный кадровый документооборот развивается на базе корпоративного сервисного портала.
«С помощью сервисного портала мы формируем единую информационную HR-среду для взаимодействия компании с работником. За три года реализованы 35 сервисов, их количество растёт. Сервисный портал – это та платформа, которая позволит компании поэтапно перевести весь кадровый документооборот в электронный вид», – отметил заместитель начальника Департамента управления персоналом – начальник отдела информационного и аналитического управления персоналом ОАО «РЖД» Евгений Браулов.

В 2018 году РЖД вместе с десятью другими крупными российскими работодателями, включая Газпромбанк, АвтоВАЗ, «Мечел», «Ростелеком» и «СИБУР», приняли участие в первом эксперименте Минтруда.

Тогда компания перевела в электронный вид четыре операции: оформление командировок, график отпусков с уведомлением об их предоставлении, информирование о локальных нормативных актах работодателя и извещение о составных частях заработной платы. При этом документы параллельно оформлялись кадровыми службами в бумажном формате.

Теперь в компании протестируют безбумажный кадровый документооборот.

В качестве пилотной площадки для тестирования технологии был выбран Центр фирменного транспортного обслуживания (ЦФТО): начиная с апреля в подразделении в электронном виде оформляют документы, связанные со всеми видами отпусков – приказы на основной и дополнительный отпуска, отпуск без сохранения заработной платы, а также заявления об отмене или переносе отпуска.

Как рассказала «Пульту управления» заместитель начальника Департамента управления персоналом ОАО «РЖД» Ольга Комарова, участие в этом эксперименте – добровольное дело каждого работника. Чтобы присоединиться к эксперименту, нужно написать заявление об участии в эксперименте, подписать дополнительное соглашение к трудовому договору и ознакомиться с порядком ведения электронного кадрового документооборота. После этого у работника в сервисном портале появятся дополнительные опции: подать заявление, подписать документ или ознакомиться с ним.
«Как это выглядит на практике. Например, говорим об обычном отпуске работника по графику. За три недели до предполагаемого отпуска работнику в сервисный портал приходит уведомление – ознакомьтесь, что у вас отпуск. Есть два варианта: ознакомиться и согласиться, ознакомиться и отклонить, написав заявление о переносе отпуска. После этого специалист по управлению персоналом на предприятии формирует приказ об отпуске, который в установленный период приходит работнику на подписание, либо вносится изменение в график отпусков», – поясняет главный эксперт ЦПТК Роман Королёв.

Если, например, сотруднику понадобились дни без сохранения заработной платы, то он заходит на сервисный портал и выбирает опцию «написать заявление на отпуск без сохранения заработной платы». После этого отмечает дни, которые ему нужны, и того, кто должен согласовать – руководитель или ответственный работник. Когда всё согласовано, работодатель подписывает документ, и приказ отправляется работнику в электронном виде.

Система работает следующим образом.

Когда работник на сервисном портале подаёт заявление, оно автоматически уходит к специалисту по управлению персоналом. В зависимости от типа заявки специалист по управлению персоналом либо начинает оформлять соответствующий документ, либо формирует цифровой приказ, который автоматически попадает руководителю. Тот должен поставить на нём свою электронную подпись. Подписанный документ возвращается на сервисный портал, а работник получает соответствующее уведомление и может ознакомиться с принятым решением.
«В дополнительном соглашении прописывается, что в обязанность работодателя входит своевременно издавать приказ, а работника – своевременно просматривать уведомления», – говорит Роман Королёв.

Сейчас в ЦФТО идёт тестирование полного цикла работы электронного кадрового документооборота с точки зрения готовности программных продуктов и связи ключевых элементов системы. В эксперименте по внедрению электронного документооборота будут участвовать ЦФТО, ГВЦ, «Желдоручёт» и СКЦ. Он в соответствии с федеральным законом будет продолжаться до 31 марта 2021 года. После подведения итогов – как на федеральном уровне, так и в компании – будет приниматься решение о тиражировании полученного опыта на всю сеть.

Роман Королёв напомнил, что в марте первые на сети СКЦ заработали как самостоятельные структуры на Горьковской и Северной дорогах. В ближайшее время они возьмут на себя всё кадровое делопроизводство предприятий на этих полигонах: будут оформлять приём и перевод сотрудников, отпуска и командировки, готовить справки и документы для предоставления льгот и гарантий.

Если сейчас, чтобы получить какую-либо услугу из этого списка, работнику нужно обратиться либо напрямую в офис СКЦ, либо, как раньше, в кадровую службу своего предприятия (в этом случае специалист по персоналу оформит заявку и в электронном виде передаст её в офис центра для обработки), то в перспективе все документы будут оформляться дистанционно через сервисный портал.

Мария Абдримова



Сервисный портал работника ОАО «РЖД» – это виртуальный личный кабинет, интегрированный с корпоративными информационными системами. Сервис доступен со стационарного компьютера и с мобильных устройств через Интранет или Интернет.
Сегодня на платформе my.rzd.ru работник может просматривать и корректировать личные данные, заказать 17 различных справок, включая 2-НДФЛ и справку с места работы, оформить виртуальное транспортное требование, получить все данные о заработной плате и премиях за два года, причём новые расчётные листки загружаются автоматически.
Отдельный большой блок – получение социальной поддержки по Коллективному договору. Через сервисный портал работник может оформить льготы в режиме онлайн.