Далёкие близкие

В связи с пандемией коронавируса большинство компаний перешло на удалённую работу. Это стало серьёзным испытанием для организаций, у которых ранее не было опыта работы в таком формате. Самой главной проблемой выступает такая организация дистанционной работы, которая бы устраивала работодателей высокой эффективностью и сотрудников удобством и правильным соотношением рабочего и свободного времени.

Новый опыт

Миллиардер Уоррен Баффет применительно к экономическому кризису однажды сказал: «Только когда начинается отлив, становится видно, кто плавал голым». Сейчас, когда мировая экономика страдает от пандемии коронавируса, а государства и работодатели предпринимают усилия спасти производство и при этом не ставить под удар здоровье сотрудников, очень важно, кто и как «плавает». Эксперты уверены, что в этой ситуации выживут те отрасли, которые продолжили работу своих сотрудников дистанционно и сделали это грамотно.

Напомним, с 16 марта из-за пандемии на дистанционный режим сотрудников перевели такие организации, как РУСАЛ, «Яндекс», «ВКонтакте», РБК, Банк ВТБ, Газпромбанк, Тинькофф-банк и некоторые дочерние и зависимые структуры ОАО «РЖД».

Стоить отметить, что ещё до пандемии, в 2019 году, согласно данным исследовательского центра портала Superjob, каждая четвёртая российская компания держала в штате удалённых сотрудников. В основном это были IT-специалисты, менеджеры по продажам, дизайнеры, рекрутеры и проектировщики.
«Популярность удалённой работы связана в первую очередь с объективными изменениями в экономической, технологической и личной среде каждого человека. Ведь буквально несколько лет назад мы даже не думали, что такой формат работы возможен. Сейчас у людей стираются границы между рабочим и нерабочим временем. Если раньше человек проводил на работе определённое количество времени, а потом уходил и становился недоступным для своего работодателя, то сейчас это для многих не так. Мы всегда на связи, мы можем работать и работаем в любом месте, – поясняет доктор экономических наук, профессор кафедры управления человеческими ресурсами НИУ «Высшая школа экономики» Елена Варшавская. – Главное преимущество удалённой работы для сотрудника – возможность самому управлять своим временем. А для работодателя это экономия затрат и большой выбор специалистов, которых можно нанять с другого конца страны».

Однако переход на удалённую работу вскрыл и ряд сложностей, с которыми столкнулись люди.
«У людей произошла полная перестройка образа жизни и режима дня. Вместе с этим появились новые проблемы. Всё непривычное, не освоенное ранее вызывает некоторые неудобства, которые могут привести к дискомфорту или даже к дезориентации человека, – подчёркивает действующий член Профессиональной психотерапевтической лиги Елена Коледа. – Сложно работать в самоизоляции тем людям, которые активно участвовали в социальной жизни коллектива, или тем, кого можно назвать «темпераметные» либо «непоседы». Для них ограничения себя в движении и в активной жизни – большая сложность. Всё это вызывает стресс, из-за которого появляются причины для невыполнения ими своих рабочих обязанностей, расслабления, неорганизованности и отсрочки».


Три составные части

Для того чтобы создать комфортные условия для эффективной удалённой работы, работодатель и сотрудник должны проработать три больших блока – технический, информационный и эмоциональный.

К техническому блоку относится обеспечение сотрудников техническими средствами для удалённой работы.
«Большая сложность, с которой столкнулись компании во время перехода на удалённый доступ, – это своевременное обеспечение сотрудников техническими средствами. Порядка 80% фирм не были к этому готовы. Лично я считаю, что обязанность работодателя состоит в том, чтобы обеспечить своего сотрудника техникой, в том числе и компьютерами, и доступом к документам во время удалённой работы. Это в его интересах, чтобы сотрудник сохранил работоспособность», – говорит партнёр «Лаборатории карьеры Алёны Владимирской» Анна Алфимова.

Работа со вторым блоком – информационным – несколько сложнее. Работникам сложно адаптироваться к тому, что они не могут получить информацию сразу и привычным способом. Например, подойти спросить или уточнить, обсудить с коллегами.
«Чтобы помочь своим сотрудникам в этом вопросе, работодателю лучше дробить информацию. Не давать сразу большими объёмами, а давать маленькими кусочками, чтобы человек смог сфокусироваться на них. И конечно же, руководителям нужно намного чаще взаимодействовать со своими сотрудниками и объяснять, что происходит, как изменения влияют на работу, что происходит в других подразделениях. Руководитель должен быть всегда рядом с сотрудником с точки зрения передачи информации», – полагает Анна Алфимова.

Эмоциональный блок оказывает влияние на спад активности и работоспособности. Задача руководителя в этот период состоит в том, чтобы сплотить и мотивировать свой коллектив.
«Сейчас большинство руководителей включают над подчинёнными «тотал контроль». Они заставляют заполнять паспорт рабочего времени, включать камеры, чтобы убедиться, что человек работает. Доходит даже до того, что некоторым работникам приходится отчитываться каждые 15 минут. Человек не сможет просуществовать долго в таком режиме. Максимум – две-три недели. А после наступит эмоциональное выгорание, и человек не сможет поддерживать работоспособность. Руководителю нужно создать комфортные условия для своих работников. Например, можно делать коллективную зарядку или установить определённое время на обсуждение рабочих моментов в коллективном чате. Команда должна чувствовать себя единым целом, а не разбросанными частями коллектива в разных концах города», – уверена эксперт.


Площадка для коммуникаций

Важным моментом в удалённой работе являются площадки для коммуникаций. По словам бизнес-коуча, основателя проекта «Управленческая школа Инь» Елены Романовой, руководитель должен создать такую же площадку для коммуникаций, которая была в реальной жизни. Она не должна быть перегружена эмоциями и лишний информацией, а форма и периодичность зависят от специфики деятельности.
«С кем руководитель проводил обязательные совещания, планёрки, с теми создаётся общий чат. Если руководитель занимался ручным управлением и взаимодействовал со всеми сотрудниками разных подразделений, отделов, он должен определиться, какая информация должна быть доступна всем, а какая должна доводиться сугубо индивидуально. Исходя из этого, руководитель создаёт общий чат для подчинённых первого уровня и при необходимости переходит на индивидуальное общение. Если руководитель проводит индивидуальный сеанс связи по Skype, WhatsApp или Zoom, то его тоже лучше проводить с видео. По видеосвязи руководитель сможет заметить много невербальных маркеров настроя, организованности, состояния духа, настроения сотрудника. Внимательному руководителю видео поможет управлять отношениями – заметить все эти тревожные признаки, вовремя поддержать дух сотрудника, организовать его, расставив приоритеты в задачах», – считает Елена Романова.


Сам себе организатор

Чтобы производительность труда на «удалёнке» была высокой, сам работник тоже должен приложить немало усилий и прокачать самодисциплину.
«В первую очередь работник должен включить любопытство и интерес, – говорит Елена Коледа. – Он должен проверить себя на адаптацию и начать задавать себе вопросы: «А как я буду действовать в непривычных для меня условиях? Как я буду с этим справляться?» Человек должен понаблюдать за своими мыслями и чувствами. Самоизоляция – хорошее время, чтобы познать себя и развить свою самоорганизованность и дисциплину», – советует Елена Коледа.

Работникам важно организовать себе рабочее место и соблюдать ритуал, который помогает войти в рабочее состояние, – это может быть утренний макияж для девушек или чашка кофе для мужчин. Эти действия необходимы, чтобы работник мог разделять свою домашнюю и рабочую жизнь.

Важным моментом для сотрудника на удалённой работе является формирование списка задач на каждый день. Это помогает сосредоточиться на важном и правильно распланировать свой рабочий день.
«В современном мире очень много разных техник по управлению задачами. Начиная от техники Pomodoro (базовые принципы – определитесь с задачей, которую будете выполнять, поставьте «помидор» (таймер) на 25 минут. Работайте, ни на что не отвлекаясь, пока таймер не прозвонит, сделайте короткий перерыв на 3–5 минут, после каждого четвёртого «помидора» сделайте длинный перерыв – на 15–30 минут. – Ред.), которая помогает делать больше за меньшее время, и заканчивая обычным списком задач, которые надо делать в течение дня. Любой человек может подобрать себе технику, которая поможет ему в работе», – утверждает Анна Алфимова.

Ещё одна задача, требующая решения, – правильное формирование рабочего времени. Очень часто работник, который работает удалённо, в течение рабочего времени занимается домашними делами. И это приводит к тому, что работа, которую он в офисе выполнял за час, растягивается на целый день.
«Очень важно провести грань между временем для работы и временем для дома. Нужно определить для себя промежуток времени, чтобы быть сконцентрированным только на рабочих делах. Я знаю, что некоторые люди ставят себе будильники или даже используют наушники с шумоподавлением, чтобы сконцентрироваться на работе», – рассказывает Анна Алфимова.

Главный специалист отдела реализации программ социальной политики Департамента социального развития ОАО «РЖД» Анна Горбунова работает удалённо с 30 марта. По её словам, первую неделю ей было трудно организовать свой рабочий день, но сейчас всё пришло в привычное русло.
«Удалённый доступ мне настроили заранее, до моего ухода на дистанционную работу. Первую неделю мой рабочий день начинался в семь утра и заканчивался в семь вечера. А сейчас всё пришло в норму. На каждый рабочий день у меня есть точное расписание. Я встаю по звонку будильника, пью кофе, составляю себе план рабочих задач и начинаю работать. С моим руководством и коллегами мы всегда на связи, что очень удобно. Из минусов – то, что не все контакты можно сразу найти. А так работа из дома была моей давней мечтой», – говорит Анна Горбунова.

Многие эксперты считают, что дистанционная работа – это шанс, когда работник может заявить о себе в коллективе или даже подняться по карьерной лестнице.
«Сейчас многие воспринимают режим «удалёнки» как расслабление и возможность заняться своими делами. Но именно в это время нельзя проявлять слабости. Именно в такой момент можно сделать рывок если даже не в карьере, то в поднятии своей репутации в команде. Потому что если человек не выходит на связь, пропадает и не даёт каких-либо решений, то рано или поздно он выбывает из цепочки. Дистанционная работа – это такой период, когда компания понимает, какие сотрудники лишние. Поэтому это время дано работнику для того, чтобы обеспечить себе комфорт в компании, рабочей команде и дальнейшей работе. Важно пользоваться этим временем. Предлагать идеи руководству, оптимизировать работу, помогать коллегам или организовать отдельные мероприятия. Нужно больше коммуницировать. Именно таким образом работник может показать свою ценность и незаменимость для компании, в которой он работает», – резюмирует Анна Алфимова.

Дарья Чикиркина