Соблюдаем дистанцию

В условиях распространения коронавирусной инфекции российские компании и предприятия были вынуждены оперативно перестраивать бизнес-процессы, в том числе переводить своих сотрудников на работу из дома. С какими трудностями им пришлось столкнуться и как решались возникающие проблемы, выяснил «Пульт управления».

Активно организовывать удалённый доступ к рабочим местам работодатели стали после того, как Всемирная организация здравоохранения (ВОЗ) 11 марта объявила о пандемии коронавирусной инфекции.

По данным платформы «Mail.ru для бизнеса», быстрее всего на работу из дома перешли предприятия малого и среднего бизнеса. У крупных компаний процесс перехода на «удалёнку» занял больше времени и был связан с рядом технических и организационных трудностей, отмечают аналитики компании Online Market Intelligence. В выигрыше, продолжают в Online Market Intelligence, оказались те компании, которые до пандемии активно внедряли цифровые технологии в организацию труда и производства.

В ПАО «СИБУР Холдинг» на сегодняшний момент более 3,5 тыс. человек работают удалённо. В компании приняли решение выдать сотрудникам ноутбуки с доступом к корпоративной почте и всем программам, необходимым для работы. Нагрузка на службы IT-поддержки СИБУРа в связи с переходом на удалённый режим работы выросла в несколько раз, признают в компании. Во время перевода на новый режим работы IT-специалисты получали более полутора тысяч обращений в сутки. «Для оперативного реагирования в СИБУРе работает круглосуточная горячая линия. Через неё можно получить консультацию по организационным вопросам, а также по вопросам, связанным с IT-поддержкой на период режима удалённой работы», – пояснили в пресс-центре компании.

Председатель правления ПАО «Сибур холдинг» Дмитрий Конов признаёт, что переход к новому формату работы даётся сложно. «Для большинства сотрудников удалённый режим – это новый формат работы. И мы видим, что у людей складывается ощущение, что раз на работу ездить не нужно, то и начаться она может раньше и закончиться позже. Возникает перенапряжение», – говорит он.

Для решения этой проблемы в рабочем календаре каждого работника компании освободили место во вторник и четверг после обеда. На это время никаких дел не планируется. По словам Дмитрия Конова, это даёт возможность сбавить темп.
«Важно, чтобы человеку было комфортно на «удалёнке», – считает генеральный директор УК «Металлоинвест» Андрей Варичев. – Например, семья из четырёх человек проживает в двухкомнатной квартире. Как в такой ситуации человеку «удалиться» и сосредоточиться на работе с документами, аналитикой? Для этого мы обеспечили гибкий режим работы в течение дня».

В ПАО «Газпром нефть» рассказали, что с 17 марта перевели 80% административного персонала на дистанционную работу. Сотрудников обеспечили техническими возможностями для дистанционной работы и корпоративной мобильной связью. Как рассказал руководитель Дирекции по цифровой трансформации компании Андрей Белевцев, одним из первых шагов стала подготовка специальной методички для «удалённых» работников. «Приходя в офис, мы знаем, как себя вести, как готовиться и проводить совещания. Есть сложившаяся культура. При дистанционной работе должно быть так же – человек должен знать, как себя вести, как обустроить рабочее место, когда и кому звонить, как общаться», – говорит Андрей Белевцев.

Ведущий менеджер по контролю качества услуг Visotsky Consulting в СНГ Лада Меркулова обращает внимание работодателей на то, что при удалённой работе важна постоянная обратная связь с сотрудниками.
«Интересуйтесь у них, возможно, им нужны дополнительные инструменты или помощь в организации удалённой работы. Возможно, с их стороны есть какие-то предложения по улучшению организации дистанционной работы, которые важно услышать», – советует эксперт.

Андрей Варичев считает, что после того, как угроза коронавируса уйдёт и работники вернутся в офис, работодателям придётся принимать управленческие решения с учётом приобретённого опыта. «Надо будет проанализировать, насколько продуктивна работа сотрудников на «удалёнке», не получилось ли так, что кто-то превратил её в дополнительный отпуск, и, исходя из этих данных, уже принимать решения о численности сотрудников и распределении обязанностей», – сказал он.

Виталий Маслюк,
Виктория Гаджиева


Ольга Санарова,
директор Департамента общественных связей компании «РУСАЛ»:

– Удалённый режим работы был введён по всех регионах присутствия компании для максимального количества сотрудников, не занятых в обеспечении непрерывных производственных процессов.
Всем сотрудникам, переведённым на дистанционный формат работы, был предоставлен удалённый доступ к корпоративной системе, возможность проводить совещания и рабочие встречи в режиме видео- и аудиоконференций, при необходимости выданы служебные ноутбуки. В компании издан приказ и выпущены сопутствующие регламенты, которые определяют рабочие процессы в период сложной эпидемиологической обстановки. Контроль за их соблюдением возложен на руководителей соответствующих подразделений согласно зоне их ответственности.
Так как РУСАЛ присутствует в нескольких регионах и странах, и в компании нередки были командировки по производственной необходимости, основные возможности для удалённой работы у нас уже были отлажены. В экстренной ситуации, которая сложилась сейчас, специалистам компании удалось оперативно наладить доступ ко всем необходимым для работы каналам связи максимально возможному количеству сотрудников. Также все, кто переведён на удалённый режим работы на период кризисной ситуации, обеспечены корпоративной безлимитной связью, что позволяет обсуждать и решать рабочие вопросы быстро и эффективно.


Сергей Касторнов,
директор по персоналу группы компаний «Энергоконтракт»:

– Из-за пандемии коронавируса мы постарались перевести максимальное количество специалистов на режим дистанционной работы. Ещё 18 марта большинство сотрудников офисных подразделений ушли на удалённую работу с сохранением заработной платы. Те, кто остался на местах, были обеспечены профилактическими средствами. Кроме этого, в нашей группе компаний были отменены все корпоративные мероприятия, занятия по английскому языку, рисованию, тренировки по футболу.
Для многих наших специалистов удалённая работа – это совершенно новый опыт и серьёзное испытание, поэтому мы приняли некоторые организационные меры, чтобы облегчить их труд и сделать его эффективным. Наши сотрудники постоянно поддерживают связь с коллегами с помощью различных мессенджеров и электронной почты, в начале дня сообщают начальнику о своих планах, а в конце фиксируют письменно выполненные задачи и дальнейшие планы. Это важно – таким образом работа становится прозрачнее, её проще контролировать. К тому же это повышает доверие внутри команды. Я советую сотрудникам почаще созваниваться, использовать в том числе и видеосвязь, ведь иногда в переписке теряется важная невербальная информация, да и в целом решить какой-то вопрос быстрее и проще по телефону. Кроме этого, мы специально приобрели программу Zoom, которая позволяет проводить конференции и презентации на несколько десятков человек. С её помощью теперь также проходят и наши корпоративные занятия для новичков – процесс обучения в нашей компании из-за карантина не остановился, а просто ушёл в онлайн.
Нам нравится, что в этой программе можно демонстрировать участникам совещания свой экран, передавать управление своей клавиатурой и мышкой коллеге, писать сообщения в чате и отправлять файлы. И ещё один плюс – можно записать совещание или лекцию, чтобы те, кто не смог присутствовать, могли её посмотреть позже.
Также наши сотрудники используют программу Whereby. Её плюс в том, что не нужно ничего устанавливать на свой компьютер или телефон, всё работает через браузер. Здесь также можно демонстрировать свой рабочий стол, оставлять комментарии в чате и записывать видеоконференцию.
Что касается графика работы, то мы гибко подходим к этому вопросу. Можно смещать время начала и конца рабочего дня, если нужно отлучиться из дома по делам. Главное, чтобы пересечение с графиком коллег было не менее 6 часов. Сотрудникам, которые перешли в режим home-office, сложно сосредоточиться на выполнении задачи. Ведь дома всё напоминает нам о вольной жизни и отвлекает, заставляя прокрастинировать. Что касается эффективности работы на «удалёнке», то она немного снизилась. Это нормально. Всё же для сотрудников нашей компании, как и для большинства российских предприятий, это совершенно новый опыт. Многим специалистам приходится осваивать современные технологии, использовать различные программы для проведения совещаний в онлайне и вообще учиться по-новому организовывать свой день. Плюс к этому, безусловно, раньше было проще решить рабочий вопрос с коллегой, с которым ты сидишь в одном кабинете, а сейчас коллегиальные решения принимаются дольше. Но дело в том, что в таких условиях в данный момент находятся многие компании, в том числе наши партнёры и клиенты. Так что в целом я могу сказать, что эффективность всех процессов и темпы работы конкретно в нашей компании снизились незначительно.


Евгений Кошкаров,
вице-президент ГК «Аривист»:

– Сейчас на «удалёнке» у нас работает более 85% сотрудников. Всех перевести в нашей отрасли невозможно, так как часть специалистов работает непосредственно с грузом и им необходимо быть на своих рабочих местах. Тех, кто продолжает ездить на работу, мы обеспечили так называемым внутренним такси – сотрудники без личного транспорта ездят на работу совместно с коллегами, проживающими рядом. Это свело к нулю необходимость пользоваться общественным транспортом.
Сотрудников мы переводили на удалённый режим работы в два этапа – сначала тех, кто пользуется общественным транспортом; потом всех остальных.
IT-служба разработала инструкцию по подключению, разослала её всем сотрудникам и далее уже связывалась с теми, у кого возникали сложности. Одной из сложностей оказалось то, что у некоторых сотрудников не было быстрых современных компьютеров. Процент таких сотрудников составил менее 10%, поэтому мы смогли снабдить их компьютерами из ресурсов офиса.
Сотрудники стали больше работать в электронном формате, но для тех, кто работает с большим количеством документов, стало проблемой отсутствие принтеров. Мы их закупили. Некоторым сотрудникам предоставили второй монитор. Некоторые руководители создали чаты в мессенджерах, другие поддерживают связь ежедневно по почте, телефону и видеозвонкам. В целом рабочие совещания стали даже эффективнее, так как в видеоформате разговор идёт только по существу.
Также после первой недели работы на «удалёнке» возникла ещё одна задача – остановить желающих вернуться в офис. Многие, кто поработал из дома, захотели вернуться к привычным рабочим условиям. Так что руководители постоянно должны поддерживать сотрудников в том, чтобы они оставались дома, не сводя на нет всеобщие усилия.
На мой взгляд, перевод на удалённую работу не выявил неэффективных сотрудников. Все подключились и разобрались оперативно. Были те, кто тяжело адаптировался первые дни к техническим моментам, но эту проблему мы решили с помощью IT-отдела.
У нас уже был опыт перевода нескольких сотрудников на удалённую работу из других городов без изменений функционала и обязанностей. Так что сейчас мы смогли протестировать возможности «дистанционки» в массовом объёме, а не в единичных случаях, как раньше.
До конца апреля мы всем руководителям поставили задачу оценить необходимость возврата сотрудников в офис после отмены карантина и возможность кого-то из них оставить на удалённой работе. Убеждён, что за этот месяц экономика существенно изменится и классическая офисная работа в своей большей части уйдёт в историю. К этим будущим изменениям мы готовимся уже сейчас.