Цифровизация на марше

Для сдерживания распространения коронавирусной инфекции ОАО «РЖД», как и другие компании, перевело часть персонала на работу из дома. По словам заместителя генерального директора ОАО «РЖД» Дмитрия Шаханова, в таком режиме уже трудятся более 100 тыс. сотрудников в центральном аппарате и на сети дорог, или каждый второй специалист и руководитель, чей функционал связан с работой на компьютере. В перспективе, по оценке компании, на удалённую работу может быть переведено до 35% от общей численности персонала – это порядка 250 тыс. работников. «Пульт управления» выяснил, как организована дистанционная работа в РЖД и каковы перспективы удалённого труда после стабилизации эпидемиологической обстановки.


Работников подключили к сети

Разработка технологии перехода на удалённую работу в каждом подразделении ОАО «РЖД» стала одним из первых поручений Штаба по противодействию завозу и распространению новой коронавирусной инфекции (позже переименованного в Штаб по противодействию завозу и распространению новой коронавирусной инфекции для обеспечения бесперебойного перевозочного процесса). В качестве руководства к действию были взяты рекомендации по применению гибкого рабочего времени и удалённой работы, утверждёные в ОАО «РЖД» ещё в октябре 2018 года.

Переводу на «удалёнку» предшествовала большая подготовительная работа. В компании составили перечни пользователей, чьи обязанности предполагают возможность трудиться дистанционно. Также в приоритетном порядке требовалось подключить сотрудников из групп риска – тех, кто старше 65 лет или имеет в анамнезе хронические заболевания.
«На первом этапе руководители каждого подразделения индивидуально рассматривали кандидатуру каждого сотрудника. Решение о переводе принималось на основании того, какие задачи выполняет сотрудник и какие у него имеются возможности для удалённого режима. Дополнительно сотрудник указывал, на каком ПО ему удобнее работать – на личном или корпоративном, причём это мог быть как ноутбук, так и стационарный компьютер, которые при необходимости предоставлялись Ярославским информационно-вычислительным центром. Большинство сотрудников выбрали личную компьютерную технику», – рассказала заместитель начальника Северной железной дороги по кадрам и социальным вопросам Наталья Жованик.

С 25 марта в РЖД началось поэтапное подключение удалённых рабочих мест. Для этого региональные информационно-вычислительные центры подготовили максимально подробные инструкции, чтобы человек, даже далёкий от информационных технологий, смог самостоятельно по шагам выполнить необходимые действия и начать работу дома.
«Были, конечно, некоторые технические трудности, связанные с подключением сотрудников к сети и серверному оборудованию, но в современных условиях это оказалось преодолимо. В сложившихся условиях удалённый доступ удобен: это единственная возможность работать и находиться вне зоны риска заражения», – заметил заместитель начальника Приволжской железной дороги по кадрам и социальным вопросам Владимир Андреев.

Обязательное условие удалённой работы сотрудников – оснащённость антивирусной защитой, отметили в Главном вычислительном центре (ГВЦ) ОАО «РЖД». Каждому работнику, который переводится на удалённую работу, высылаются ссылка для загрузки и код активации антивирусной программы от «Лаборатории Касперского» сроком на три месяца. Также на ноутбуки сотрудников, работающих удалённо, устанавливались сертифицированные средства криптографической защиты VipNet, предназначенные для защиты информации. Впрочем, по мнению экспертов, наличие антивируса не исключает соблюдения обязательных мер информационной безопасности, к примеру, не стоит открывать сообщения с подозрительных адресов, особенно если в них есть вложения.

С каждым сотрудником, переведённым на удалённую работу, заключалось дополнительное соглашение к трудовому договору с основными правилами дистанционного труда: так, в документе фиксировался график работы с обязательной отработкой 40 часов в неделю. При этом с переходом на удалённый режим не меняются порядок оплаты труда, предоставление льгот, начисление трудового стажа, подчёркивают в кадровом блоке РЖД.


Работа в новых реалиях

Как ранее сообщил Дмитрий Шаханов, фактически все филиалы и полигоны железных дорог перевели на удалённые рабочие места более половины всех специалистов и руководителей, функционал которых связан с работой на компьютере. «Это позволяет нам сдерживать масштабы распространения инфекции в подразделениях компании. Критерий в 50% был определён для того, чтобы, если кто-то заболеет и на карантин будут отправлены все, кто с ним контактировал, мы могли оперативно вывести на рабочие места здоровых сотрудников», – отметил он в интервью газете «Гудок».

Так, на Северо-Кавказской железной дороге на удалённый режим уже перешли более 5 тыс. работников, при этом в службе корпоративных коммуникаций магистрали отмечают, что имеющиеся ресурсы позволят подключить в случае необходимости до 15 тыс. удалённых рабочих мест в регионе дороги за счёт масштабирования инфраструктуры программно-технических комплексов вычислительного центра. Однако пока такое число подключений не потребовалось.

На Северной дороге по состоянию на 20 апреля текущего года удалённо трудятся уже более 6 тыс. сотрудников магистрали – работники практически всех подразделений, служб и центров, за исключением специалистов, нахождение которых на рабочем месте является критически важным для обеспечения функционирования подразделения. Также по понятным причинам не перешли на дистанционный режим работники, непосредственно обеспечивающие перевозочный процесс и исправное состояние пути.
«Процесс перевода на дистанционную работу продолжается. Мы постоянно анализируем как ситуацию с эпидемией коронавируса, так и внимательно изучаем производственные процессы, которые выполняют различные подразделения железной дороги, – отметила Наталья Жованик. – Несмотря на то что Северная железная дорога разрабатывала и реализовывала режим дистанционной работы для ряда сотрудников и ранее, массовый переход в марте-апреле стал для нас своеобразным вызовом. За прошедшие недели можно сделать определённые выводы. Во-первых, всё ПО работает в штатном режиме. Во-вторых, качество выполняемых процессов как минимум не снизилось. В-третьих, сотрудники получили возможность более эффективно управлять своим временем, например не теряя его на дорогу».

У сотрудников, которые уже трудятся из дома, рабочий день, как и раньше, длится с 08.00 до 17.00 с перерывом на обед. В течение дня – пятиминутки, мини-совещания, конференции онлайн. Для взаимодействия с коллегами и начальством используются разнообразные средства коммуникации: электронная почта, мессенджеры (Viber, WhatsApp), корпоративные чаты и телефон, проходит общение по видеосвязи, а с помощью онлайн-платформ проводятся совещания и видеоконференции. «Практически сразу приступили к работе из дома с помощью электронной почты, Viber, WhatsApp, корпоративных чатов и телефона: мы обеспечили своих сотрудников СИМ-картами, подключёнными к корпоративному тарифу», – уточнил Владимир Андреев.

Заместитель начальника центра оценки, мониторинга персонала и молодёжной политики Красноярской железной дороги Юлия Соболева отметила, что за время самоизоляции освоила Zoom, конференции в Skype, видео WhatsApp для делового общения. «В этих программах у нас проводятся оперативные летучки и совещания. При этом сохраняется эффективность всех коммуникационных процессов», – отмечает она.

Важность общения во время дистанционной работы отмечает также начальник нормативного отдела Департамента охраны труда, промышленной безопасности и экологического контроля ОАО «РЖД» Антон Зачиняев: «Мы, например, активно используем чаты. Кроме того, начальник департамента проводил конференцию в Zoom с сотрудниками и со службами охраны труда на железных дорогах. Это также работает на сближение».

Как правило, работники общаются с помощью программ, которые им удобны. Исключение – обмен информацией, содержащей персональные данные, для этого используются специализированные программы. К слову, в ОАО «РЖД» начали установку на смартфоны работников корпоративного мессенджера еXpress, который позволяет общаться и проводить видеоконференции как внутри компании, так и со сторонними организациями без риска утечки данных. В новом мессенджере есть такие же сервисы, как и в других подобных программах: переписка, отправка файлов любых форматов, аудио- и видеозвонки, видеоконференции, однако, в отличие от того же WhatsАpp, где все данные хранятся на серверах этой компании, переписка в еXpress остаётся на серверах, которые расположены в Главном вычислительном центре.

При этом специалисты по управлению персоналом рекомендуют соблюдать определённые правила при общении онлайн: поскольку такая коммуникация очень страдает от искажений, важно обсудить правила взаимодействия и договориться, каким каналом связи в каких случаях лучше пользоваться, как быстро должен быть дан ответ, а также определиться, допустимы ли голосовые сообщения, разделяется ли рабочая и нерабочая переписка. Необходимо прийти к общему для всех решению по ряду других вопросов. А ещё важно продумать способы разрешения конфликтов, ведь в дистанционном режиме легко может возникнуть недопонимание.

Отсутствие живого общения является одним из главных минусов удалённой работы. Как отмечают сотрудники, которые уже трудятся дистанционно, если раньше появлялся вопрос, можно было сразу же подойти к коллегам и всё уточнить, а сейчас необходимо созваниваться или даже предварительно договариваться об онлайн-встрече.

Как считает Антон Зачиняев, переход на дистанционную работу в эффективной системе управления будет успешен при соблюдении двух условий: доверия (когда работнику делегируется больше полномочий) и ответственности (когда сотрудник больше отвечает за результат работы). Поэтому в режиме дистанционной работы особую значимость приобретают прозрачность отношений, доверие со стороны работодателя, исполнительность и ответственность подчинённого.

Работу сотрудника курирует его руководитель: составляется план работы, устанавливается строго определённое рабочее время. К примеру, на Приволжской дороге каждым работником вечером разрабатывается план на следующий день, где ставятся задачи, которые он должен решить, с конкретными сроками исполнения. Этот план формируется сотрудником совместно с его непосредственным руководителем и вносится в папку с общим доступом на ftp-сервере. В конце рабочего дня проставляется статус выполнения (зелёный цвет) или невыполнения (красный цвет) задания.
«Удалённый сотрудник всегда получает вовремя оценку своего труда, а это способствует профессиональному росту и помогает овладению новыми компетенциями, – рассказывает Владимир Андреев. – В то же время рабочий процесс – это не просто получение задач на день и их выполнение. Сотрудники постоянно взаимодействуют, при удалённом формате работы это даже важнее, чем в офисе. Незаметно «исчезнуть» из всего этого взаимодействия невозможно».

В ОАО «РЖД», как и в ряде других крупных компаний, с переходом на удалённый режим работы производительность труда выросла. Поэтому в компании не исключают, что после стабилизации эпидемиологической обстановки будет целесообразно по решению руководителей подразделений сохранить для части сотрудников возможность работать удалённо при условии соблюдения технологии производственных процессов.

К примеру, в Дирекции тяги, где сейчас в дистанционном режиме работают 6 тыс. сотрудников дирекции, полагают, что, когда пандемия закончится, те, кому комфортно выполнять свои обязанности удалённо и кто качественно справляется с обязанностями, смогут продолжать работать в таком режиме. На Северной дороге также планируют изучить накопленный опыт: возможно, количество сотрудников, которые будут работать удалённо, вырастет.

Мария Абдримова,
Виктория Гаджиева