Коммуникативная труба

В 2002 году австрийская группа GIMB провела исследование компаний, которые используют программы по управлению идеями, активно вовлекая в процесс своих сотрудников. Оказалось, что реализация одного предложения работников в среднем приносила $3,1 тыс. А поскольку в этих организациях на одного сотрудника приходилось по нескольку реализованных идей, то и прибыль в итоге измерялась огромными суммами.

Несмотря на то что сегодня на рынок труда активно выходит поколение Z (рождённые после 2000-х годов), которое, по идее, должно отличаться большим креативом, чем их старшие коллеги, в сознании многих работников, в том числе молодых, прочно укоренилось мнение о том, что инициатива наказуема. О том, как побороть свой страх быть услышанным, а также как грамотно донести свою идею до руководства, «Пульту управления» рассказала основатель школы руководителей «Я начальник» Мария Цуркан.

– Сегодня все крупные компании стремятся идти по пути инноваций, чтобы оставаться конкурентоспособными на рынке. Поэтому современные руководители поощряют инициативных сотрудников. Однако бывает и такое, что рабочие предложения так и остаются на бумаге. Какой должна быть идея, чтобы начальство одобрило её реализацию?
– Важно понимать, что далеко не все идеи, которые приходят нам в голову, гениальны на 100%, даже если на первых порах кажутся таковыми. Существует довольно много параметров, которые определяют успешность идеи. И в каждой компании они свои. Приведу несколько общих критериев: своевременность, доступность в реализации, решение значимой проблемы.
Но всё это может оказаться не важным, потому что руководитель, например, в данный момент сфокусирован на какой-то другой проблеме и просто не способен именно сейчас вас слушать. Или он только что поспорил с супругой, и все, кто попадётся ему под руку, получат по голове, не успев открыть рта. Поэтому важно здесь не только то, какой должна быть идея, но и то, как и в какой момент она представлена.
Чтобы идея была принята, должны сложиться все кусочки пазла. Вопрос только в том, сколько этих кусочков. Как я уже сказала, действительно стоящая идея должна решать конкретную актуальную проблему, быть доступной в реализации, а также связанной со стратегическими целями компании. Эффект от реализации вашего предложения должен превосходить ресурсы, потраченные на эту реализацию.
Плюс ко всему идею нужно подавать нужному человеку, отвечающему за развитие конкретного направления компании.
Чтобы не попасть в неловкую ситуацию, когда начальник занят, а тут вы со своими предложениями и проектами, назначьте для презентации специальное время. Ваш руководитель сможет подготовиться. Возможно даже, он сам подскажет вам, на что именно обратить внимание, что следует отразить, когда вы будете делиться мыслями с ним или с аудиторией.
Если ваше предложение не принято по каким-то причинам, это не повод отказываться от дальнейшего генерирования идей. Руководитель принимает на работу не только руки, способные что-то делать, но прежде всего голову, которая любой процесс, любое действие в компании способна сделать лучше и эффективнее. И именно поэтому каждый сотрудник просто обязан делиться своими идеями, даже несмотря на неудачи.

– Многие знают, как разрабатывать и генерировать идеи, но не все знакомы с их продвижением. Как убедить других в пользе своего предложения?
– Умение преподнести свои мысли так же важно, как и эти самые мысли генерировать. Сколь бы гениальны ни были идеи, их нужно уметь преподнести так, чтобы вы были поняты правильно.
Научиться быть убедительным можно, об этом написано много книг. Всё, что требуется, – это знание и умение применять на практике специальные приёмы и методики, а также немного уверенности в себе.
На людей, которые принимают решения, воздействует слишком много факторов, и учесть их все совершенно невозможно. Поэтому подготовка для презентации даже самой простой идеи – это половина успеха. Помните, что вы говорите о деле, а не о себе. Ваша идея и вы – это не одно и то же. И отказ в реализации даже лучшей вашей идеи не означает, что вы недостаточно профессиональны.
Для того чтобы пустить идею в работу, потребуется куда больше, чем один разговор с руководителем или одна презентация. «Продать» идею – значит заразить своим энтузиазмом кого-то ещё. Готовьтесь, повышайте коммуникативную компетенцию, заряжайтесь уверенностью и зажигайте глаза коллег своими идеями повышения результативности.

– По мнению разработчика концепции маркетингового «евангелизма» компании Apple Computer Гая Кавасаки, если вы не можете описать свою бизнес-модель в десяти словах, значит, у вас её нет. Насколько эффективны питч-выступления для презентации своей идеи руководителю?
– Однажды я стала свидетелем ситуации: руководитель отдела продаж решил изменить структуру отдела, способы и порядок обработки заказов. В результате всех этих изменений в подразделении должна была повыситься взаимозаменяемость (дело в том, что у менеджера была большая проблема – клиенты были завязаны на сотрудников, и передать их коллегам на время отпуска или больничного без потери скорости и качества работы не представлялось возможным), а также вырасти скорость обработки заказов. Для того чтобы эту идею представить, менеджер хорошо подготовился. Он всё просчитал: и стоимость обновления программного обеспечения, и новые системы оплаты труда для сотрудников, и предполагаемый рост выручки. По всем его расчётам выходило, что производительность труда вырастет на 35–40%.
Руководитель сделал презентацию на 70 слайдах и представил свои наработки топ-менеджерам, где подробно изложил, какие проблемы компании он решает и каким образом. Через 30 минут из переговорной начали выходить первые люди – кто воды попить, кто сделать звонок. Через час все уже нервничали, а менеджер все не заканчивал презентацию своей гениальной идеи. Когда он закончил, все уже настолько устали и запутались, что были совершенно не готовы к обсуждению и решили отложить этот вопрос до лучших времён.
Вывод: чтобы презентовать свою идею, нужно быть кратким. И первое, что нужно сделать, – заинтересовать собеседника, чтобы он захотел выслушать, а уж потом приступать к обсуждению деталей и подробностей.
Изобилие информации может быть против вас. Дополнительные сведения пригодятся позже, когда вы уже приступите к разработке. А сейчас вам нужно первое «да», поэтому выберите только самое значимое, что действительно решит проблему или добавит преимуществ компании.

– Нэнси Дуарте в своей книге «Resonate. Захвати аудиторию своей яркой историей» пишет, что очень часто презентации проваливаются из-за переизбытка информации, а не из-за её нехватки. Каким должно быть грамотное изложение сути проекта?
– Для презентации идеи или проекта докладчик, конечно, должен быть готов и подкован всей необходимой информацией. Если он представляет свои разработки, очевидно, что он много и тщательно разбирался в вопросе. Вот только публике вовсе не обязательно знать весь маршрут его мыслей, разбираться в каждой цифре.
Помните высказывание Джонни Сэйна: «Не говорите мне о родовых муках. Просто покажите новорождённого»? Вот именно с этого и нужно начинать: показать, в чём именно заключается суть самой идеи, какие проблемы она решает, какие ресурсы понадобятся для реализации и что получит в результате этого всего компания.
Краткую презентацию идеи можно отразить формулой: проблема – действие – стоимость действия – результат.
Для автора идеи часто бывает важным показать, насколько он лично вовлечён, как тщательно он всё просчитал, на чём базируются его выводы. Поэтому он и начинает с самого начала. А начинать нужно с конца – с выводов. Именно они и способны заинтересовать руководителя. Если же начинать с начала и показывать весь путь, до выводов дело может даже не дойти. А вот если начать с выводов, заинтересовать, вовлечь, то руководитель с удовольствием обсудит подробности – ведь теперь он понимает, ради чего ему придётся потратить своё время.

– Нужно ли формулировать идею максимально просто или, напротив, оперировать специальными терминами, англицизмами?
– Самая главная задача, когда вы презентуете свою идею, – чтобы вас поняли именно так, как вам нужно. И это ответственность не слушающего, а говорящего. Поэтому и говорить нужно на его языке.
Если руководитель использует в своей речи много канцеляризмов и профессиональной лексики, если это для него привычный способ общения, то и презентация идеи должна проходить на этом языке.
Если руководитель – человек творческий и эмоциональный, если он часто употребляет слова с описанием эмоций, то и презентация должна быть соответствующей.
Но есть язык универсальный, когда человек разговаривает с человеком на общечеловеческом языке. Не нужно намеренно усложнять свою речь. Чем проще будут слова, тем легче понять тот смысл, который вы пытаетесь донести.
Во время презентации вы не только говорите, но и демонстрируете слайды, жестикулируете, активно задействуете мимику. К тому же у каждого слушателя в голове есть свои параллельные мысли. Всё это отвлекает от смысла происходящего. Поэтому, чтобы быть понятым, лучше выражаться предельно просто. Ведь профессионализм говорящего выражается не в том, сколько терминов он знает, а в том, насколько его понимает собеседник. Даже самую сложную идею всегда можно объяснить простыми словами.

– Каким должен быть тон повествования: эмоциональным, когда у автора горят глаза, или серьёзным и рассудительным?
– Горящие глаза – отличный признак того, что вы сами верите в то, о чём говорите. Но только эмоциями бизнес-идею руководителю не продать. Вы сами, когда оказываетесь в магазине, купите телевизор только потому, что продавец сказал: «Это самый крутой телевизор на планете»? Нет, вам нужны аргументы.
Чтобы вашу идею действительно купили, вам нужно не показывать эмоции, а вызывать их – в результате презентации глаза должны загореться у руководителя. Он сам должен захотеть, чтобы ваша идея увидела жизнь. Поэтому главное, на чём стоит сделать упор, – это понятное объяснение и демонстрация того, какую проблему и каким образом решает ваша задумка.

– Какие самые типичные ошибки при презентации идей?
– Сразу скажу, что ошибки – это нормально. Больше всего ошибок совершают самые успешные люди. И успешны они потому, что из каждой ошибки извлекают урок. Если презентация прошла неудачно, у этого всегда есть причина. И добраться до сути, понять эту причину очень важно для будущих успехов.

– Какие же ошибки встречаются чаще всего?
– Нередко бывает, что при презентации проекта выступающий акцентирует внимание не на сути идеи, а на своём авторстве. Именно поэтому в речи встречается много местоимений «я» вместо предполагаемого результата. Когда есть такая подсознательная задача – убедиться в своей значимости, в собственном профессионализме, – даже тон повествования будет не уверенный, деловой, а заискивающий. Это тон жертвы. А что делают с жертвами? Правильно, их добивают. Жертва всегда демонстрирует слабость, уязвимость. Что непременно вызовет сомнения в рациональности самой идеи. Если спикер настолько не уверен, стоит ли полагаться на его слова и аргументы?
Ещё одна типичная ошибка – просто излагать суть идеи, не задавая вопросов слушателям. Но ведь презентация проекта предполагает коммуникацию. Чтобы попасть своей идеей в точку, коммуникация должна быть двусторонней. Поэтому нужно задавать как можно больше вопросов.

– Специалист по презентациям Дейв Паради провёл на своём сайте исследование. Он задал вопрос нескольким тысячам людей: что им не нравится в презентациях? Выяснилось, что для 69% опрошенных безусловным раздражающим фактором является ситуация, когда спикер повторяет текст со слайдов. Каким образом нужно работать с компьютерной презентацией?
– Скорее всего, многие сталкивались с ситуацией, когда спикер всю свою идею изложил на слайдах, а теперь щёлкает кнопкой на пульте и пересказывает написанный текст.
Важно понять, что слайд – это иллюстрация к речи говорящего, но никак не текст выступления. Обилие текста на слайде демонстрирует непрофессиональный подход спикера к выступлению.
Во-первых, это признак неуважения. Вы считаете, что аудитория не умеет читать? Почему бы вам не отправить им всю презентацию по почте и не тратить их время на то, чтобы они еще и послушали вас.
Во-вторых, вы создаёте конфликт: что должен делать собеседник – слушать вас или читать? А может быть, проверять вашу память – насколько ваши слова соответствуют написанному?
Цель презентации – не важно, делается она для двух человек или для ста – добиться контакта. Вам нужно, чтобы каждый человек чувствовал себя так, будто вы разговариваете с ним лично. Это укрепляет уверенность аудитории в вас и в той информации, которой вы делитесь. Тем не менее, вся эта связь исчезает, когда вы опускаете голову, глаза смотрят вниз, на бумагу, и вы начинаете говорить монотонным голосом, читая текст, слайды и карточки с заметками.
В-третьих, много текста на слайдах всё равно никто не прочитает. Его просто не видно, буквы сливаются.
Презентация нужна для того, чтобы подтвердить ваши слова схемами, графиками, фотографиями. На презентации могут быть представлены тезисы вашего выступления, чтобы аудитория могла ориентироваться, что уже было и что ждёт впереди.
Воспользуйтесь советом Стива Джобса, основателя компании Apple: одна идея – один слайд.
Во-первых, эффективно нанести на один слайд несколько логических идей не получится. Во-вторых, одна мысль, растянутая на три-четыре слайда, крайне утомительна для зрителя. Целесообразно на слайде размещать одну главную фразу (число, год, показатель), которая встречается несколько раз на протяжении всей презентации. Именно она и останется в центре внимания слушателей.

– Как выйти из ситуации, когда слушатели предлагают контраргументы и даже вступают в спор?
– Надо понимать, что вы предлагаете идею с целью её продать. Покупателем может быть ваш руководитель, а может, и группа топ-менеджеров. И вполне естественно, если у них появятся вопросы и контраргументы, которые они захотят с вами обсудить.
При подготовке к презентации необходимо сразу предусмотреть, какие вопросы могут вам задать, что могут противопоставить, с чем будут проводить аналогию. И подготовить ответы. Причём именно ответы, обсуждение каждого контраргумента, а не спор. Обдумайте четыре варианта реакции на недовольство существующим положением: уход, протест, верность (лояльность) и игнорирование. Лишь уход и протест улучшат ваши личные обстоятельства.
Спор – это открытое проявление агрессии, эскалация конфликта. Услышав контраргумент, постарайтесь понять, что за ним стоит: чего именно опасается тот, кто его высказал? Задайте уточняющие вопросы, но не пытайтесь в споре отстоять свою точку зрения. Спор – это всегда слабая позиция, которая не способствует продаже любых идей.
Требуется некоторое знание о предмете спора: бессмысленно спорить о том, о чём вы не имеете ни малейшего представления. К условиям плодотворного спора относятся также способность быть внимательным к своему противнику, умение выслушивать и желание понимать его рассуждения, готовность признать свою ошибку и правоту собеседника. Только при соблюдении перечисленных условий дискуссия или спор могут оказаться плодотворными, то есть могут привести к обнаружению истины или выявлению ложности, к согласию или к победе истинного мнения.
Следует также различать некорректные приёмы, когда человек, будучи неуверенным в своей правоте, всё же желает выиграть спор. К ним относятся подмена тезиса (вместо того, чтобы доказывать или опровергать одно положение, доказывают или опровергают другое положение, лишь по видимости сходное с первым), использование недопустимых аргументов (аргументов личности, аргументов невежества, аргумент к тщеславию).
Когда спор выходит за рамки правил, остаётся лишь дать понять оппоненту (спокойно), что, нарушая вышеупомянутые условия, он лишь доказывает, что его аргументы ложны. А раз неправота оппонента доказана, значит, и спор окончен.

– Тренеры по ораторскому мастерству активно предлагают курсы, способные научить любого уверенно держаться перед публикой, а также грамотно презентовать свои идеи. Как вы считаете, насколько такие занятия эффективны и стоит ли их посещать рядовым сотрудникам?
– Начальные навыки ораторского мастерства не помешают даже самому заскорузлому интроверту. Все мы живём в мире людей, а значит, нам нужно уметь находить с ними общий язык. Именно для этого и нужны такие курсы – чтобы находить общий язык не только с одним человеком, а с группой.
Если сотрудники работают с клиентами напрямую, курсы ораторского мастерства способны добавить им профессионализма, навыки публичных выступлений будут полезны в проведении переговоров.
Однако тренингов ораторского мастерства недостаточно для того, чтобы уметь качественно выстраивать коммуникативный процесс. На них научат не бояться публики, соответствующе выглядеть, уверенно себя вести, подбирать правильные слова. Но коммуникация – это намного больше, чем умение красиво говорить и уверенно держаться на сцене. Спикер может быть очень красноречив, но публика ничего у него не «купит», если он не будет учитывать факторы коммуникации.
Есть ещё один эффективный способ подготовить себя к презентации – прочитать специальную литературу. Об ораторском мастерстве и правильном общении с клиентами написаны сотни произведений. На мой взгляд, книги «Камасутра для оратора» Радислава Гандапаса, «Продай свою идею» Сэма Харрисона, «TED Talks. Слова меняют мир» Криса Андерсона являются одними из лучших в этой теме. Авторы делятся секретами общения – от подготовки, написания текста выступления до его проведения. Для каждого этапа выделены свои рекомендации и советы.
Самое главное – не способ получения информации, а практика. Поэтому, если сотрудники хотят повысить свои компетенции, нужно регулярно практиковаться, создавая для себя ситуации, где эти навыки могут пригодиться. Других способов научиться нет.

– Какие факторы коммуникации нужно учитывать в первую очередь?
– Во-первых, интерес к собеседнику. Ваш руководитель, топ-менеджеры компании, инвесторы или любые другие люди, которым вы хотите продать свою идею, – это прежде всего люди. И они вас слушают не для того, чтобы сделать вам приятное. Они уделяют вам время, потому что в этом у них есть свой интерес. Какой? А вот и узнайте, чего именно они хотят.
Задавайте слушателям вопросы, спрашивайте их мнение, искренне интересуйтесь и опирайтесь на полученные ответы в ваших рассуждениях и аргументах.
Во-вторых, умение слушать – один из самых важных и дефицитных навыков. К сожалению, многие под умением слушать понимают лишь способность сохранять тишину и не перебивать, пока говорит кто-то другой. А ведь умение слушать – это мастерство услышать, что именно хочет донести до вас собеседник. И тут повторю универсальный совет: задавайте вопросы! Коммуникацией управляет тот, кто задаёт вопросы.
В-третьих, интерес к процессу коммуникации. Если вам нравится сам процесс, то, что бы вы ни делали, получите отличный результат. А если вы лишь хотите побыстрее добежать до результата, то рискуете испортить весь процесс и результат не получить. Поэтому в коммуникации важен сам процесс коммуникации, ваш интерес к нему.

Беседовала Юлия Антич