Добро пожаловать или…

Опыт показывает, что не все руководители уделяют должное внимание адаптации сотрудников, отдавая её на откуп коллегам новичка или службе персонала. Своё решение руководители мотивируют тем, что у них нет достаточно ресурсов (времени, желания и терпения) для полноценной адаптации не только на уровне бизнес-процессов, но и на уровне корпоративной культуры, взаимоотношений с коллегами.

Между тем первые недели работы – это всегда стресс для сотрудника. В соответствии со шкалой стресс-факторов, составленной американским психологом М. Аргайлом, увольнение (и последующие события, связанные со сменой работы) приравнено к стрессу среднего уровня и составляет 47% по отношению к максимальному стрессу. По шкале стрессогенных факторов Холмса – Рея смена места работы находится на третьем месте по силе воздействия на человека после смерти близкого родственника и развода.

В пользу необходимости адаптации красноречиво говорят следующие цифры. Порядка 80% людей, не проработавших на новом месте и года, принимают решение об уходе из компании в первые две недели. Почему так случается? Обычна ситуация, когда новичок сталкивается с большим количеством трудностей, причём основная их масса порождается отсутствием информации о порядке работы и месте расположения отдельных подразделений организации. Реальность, в которую попадают новые сотрудники, не всегда отвечает их ожиданиям. Причины тому могут быть разные. Например, информация о положении дел в компании, полученная сотрудником в ходе его собеседований с представителями службы персонала и непосредственным руководителем, не соответствует истинной ситуации; или же, приступив к работе, сотрудник оказывается в ненамеренно созданном информационном вакууме, что влияет как на объективные результаты его работы, так и на его личную удовлетворённость.

Руководители часто приравнивают испытательный и адаптационный сроки друг к другу, однако надо помнить, что это отнюдь не тождественные понятия. Испытательный срок – это юридический термин (ст. 70-71 ТК РФ), и он может быть сокращён решением руководителя, в то время как адаптационный период останется прежним.

Определяя продолжительность адаптационного периода, важно помнить, что три месяца – немалый период, и если в течение этого времени от сотрудника нет отдачи, то такой результат вряд ли будет приемлем для компании. Хотя в то же время этот срок может оказаться недостаточным для успешной «социализации», то есть процесса усвоения новичком определённой системы знаний, норм и ценностей, позволяющих ему стать полноправным членом коллектива.

Целью адаптации новичков является снижение издержек организации, которое происходит за счёт следующих факторов.

1. Ускорение процесса вхождения нового сотрудника в должность через достижение им необходимой эффективности работы в минимальные сроки и уменьшение количества возможных ошибок, связанных с освоением функциональных обязанностей.

2. Сокращение уровня текучести кадров через снижение количества сотрудников, не прошедших испытательный срок, и сотрудников, покинувших компанию в течение первого года работы.

Выгодами, получаемыми сотрудником после прохождения адаптации, являются:

– получение полной информации, требуемой для эффективной работы;

– снижение уровня неопределённости и беспокойства;

– повышение удовлетворённости работой и развитие позитивного отношения к компании в целом;

– освоение основных норм корпоративной культуры и правил поведения; 

– выстраивание схем взаимодействия с коллегами;

– получение «обратной связи» от наставника и линейного руководителя по итогам испытательного срока.

Выгодами, получаемыми предприятием с выстроенной системой адаптации, являются:

– создание механизма оценки профессиональных и управленческих компетенций сотрудника и его потенциала по итогам работы в первые месяцы;

– выявление недостатков существующей в компании системы подбора; 

– возможность планирования карьеры нового сотрудника на период 1–2 лет;

– развитие управленческих компетенций наставников и линейных 

руководителей;

– обоснование кадровых решений в отношении как новичков, так и наставников после окончания адаптационного периода; 

– повышение лояльности сотрудника компании как работодателю.

Выстраивая работу с новыми сотрудниками, руководителю важно помнить, что аспекты адаптации бывают разными, а значит, для каждого новичка могут быть свои приоритеты в первые недели работы.

Новому сотруднику необходимо, прежде всего, адаптироваться в компании (организационная адаптация), т.е. получить ответы на вопросы, связанные с организацией деятельности в компании: «Каковы стратегические цели, приоритеты, структура компании?», «Кто принимает решения?», «Как оформить командировку?», «Где находится IT-отдел?». Организационная адаптация – один из самых сложных этапов освоения сотрудника в компании, так как она подразумевает получение и анализ большого объёма информации. К сожалению, не многие предприятия в состоянии обеспечить сотрудников необходимой информацией в структурированном виде из-за отсутствия прописанных правил и процедур, и новичку приходится разбираться во всех тонкостях самостоятельно.

Следующий шаг – адаптация в коллективе (социально-психологическая адаптация). Приходя на работу, человек принимает те нормы поведения и общения, которые существуют в коллективе, включается в систему взаимоотношений с коллегами. На этом этапе он знакомится с «атмосферой компании» – корпоративной культурой. Не менее важным аспектом является профессиональная адаптация, которую можно назвать «дообучением», она напрямую связана с приобретением новым сотрудником недостающих знаний и навыков в профессиональной области. Профессиональная адаптация обычно необходима в случаях, когда новичок обладает заведомо более низкими профессиональными компетенциями, чем требуется для эффективного выполнения его должностных обязанностей, или же в компании приняты собственные стандарты работы (профессиональные или технологические), до которых нужно «доучить» человека.

Также руководителю важно иметь понимание о том, на какие этапы можно разделить процесс адаптации нового сотрудника и какие шаги ожидаются от непосредственного руководителя. Рассмотрим каждый этап в отдельности.

До начала работы нового сотрудника в компании… 

- Подготовьте рабочее место сотрудника. В случае если речь идёт 

о сотруднике производственного подразделения, необходимо заранее подготовить инструменты, которые потребуются ему для работы, и комплект рабочей одежды. 

- Подготовьте План адаптации, который будет включать все необходимые обучающие и иные мероприятия для новичка.

- Определите наставника. Идеально, если в компании есть реестр наставников, которые были отобраны и обучены необходимым компетенциям. 

- Проинформируйте коллектив о выходе нового сотрудника. В первый день работы сотрудника… 

- Организуйте оформление сотрудника в отделе кадров, ознакомление с положениями, должностной инструкцией, локальными нормативными актами, проведение инструктажа на рабочем месте.

- Организуйте выдачу сотруднику информационной папки, содержащей как необходимую информацию для работы в первые дни, так и разработанный для него План адаптации. 

- Встретьтесь с новичком для постановки целей на период прохождения адаптации и разъяснения плана вхождения в должность. 

- Познакомьте сотрудника с наставником и с коллегами, проведите ознакомительную экскурсию по подразделению. Во время вхождения в должность… 

- Обеспечьте участие сотрудника во всех запланированных обучающих и иных адаптационных мероприятиях, управляя в этот период его ежедневной загрузкой. 

- Обеспечьте эффективную работу новичка с наставником.

- Контролируйте процесс адаптации во время промежуточных встреч (раз в две недели как минимум), в ходе которых возможна корректировка перечня адаптационных мероприятий.

За неделю до окончания испытательного срока…

- Подведите итоги адаптации сотрудника. В случае негативного решения можно предложить перевод на другое место работы в рамках компании или уволить. В случае положительного решения – поздравить с прохождением испытательного срока. 

- Определите ключевые задачи на год и, при необходимости, разработайте план индивидуального развития работника.

Первый день сотрудника должен быть подготовлен заранее. Часто бывает так, что компании де-юре обладают разработанными адаптационными инструментами, а де-факто оказываются абсолютно не готовы к приёму нового сотрудника. Детально разработанные программы адаптации не заменят эмоциональной составляющей первого дня сотрудника на новом месте, в ходе которого он невольно оценивает реальное отношение к нему. Также неправильно назначать выход нового сотрудника на тот день, когда его непосредственный руководитель находится в отпуске или командировке.

Ожидая появления нового сотрудника в офисе, проверьте, что вы подготовили не только рабочее место, на котором нет никаких вещей, оставшихся от предыдущего сотрудника, но и небольшой знак приветствия от коллег: это может быть открытка с поздравлением с новой работой, небольшая шоколадка, корпоративный сувенир. Знаки внимания могут быть совершенно разные и ограничиваются лишь фантазией сотрудников организации.

Если есть возможность, то предупредите работников этого и смежных подразделений о появлении их нового коллеги.

Важно не столько довести всю подробную информацию в первый же день, сколько объяснить сотруднику, где её можно самостоятельно найти в будущем. Цель первого дня нового сотрудника – сформировать у него положительное впечатление о компании и вызвать воодушевление к работе в ней. Вы добились успеха, если в конце первого дня сотрудник гордится тем, что работает в вашей компании.

В ходе исследования, проведённого автором статьи в крупном машиностроительном холдинге, были выявлены ошибки, которые компании допускают в процессе адаптации новых сотрудников. Приведём некоторые из них.

- Личное общение подменяется самостоятельным изучением корпоративных документов: одного сотрудника на несколько часов оставили в переговорной комнате, предложив ознакомиться с несколькими папками документов.

- Информация на вводных курсах подаётся слишком формально и скучно, либо, наоборот, носит слишком неформальный характер, вынуждая сотрудников чувствовать себя неловко в компании новых коллег: задание для двух новичков заключалось в том, чтобы они наперегонки прыгали вдоль стены и пели гимн компании.

- Появления новых сотрудников никто не замечает: сотрудник к вечеру первого дня узнал, что его руководитель ждал его появления в офисе только через неделю, другой сотрудник, просидев до обеда на стуле рядом со столом отсутствующего начальника, понял, что его коллеги принимают его за посетителя.

- Роль наставников не определена: 20% респондентов внутрикорпоративного исследования одной компании на вопрос: «Был ли у вас наставник?» – ответили: «Не знаю». 

Конечно, эти примеры вызывают улыбку, но только в том случае, если они произошли не в вашей компании.