Стратегия в плюс: Практика проведения совещаний в АО «ФПК»

Порядок проведения совещаний в компании регламентируется ­локальными нормативными ­актами.

Формат совещания зависит от того, какие задачи оно должно решать. В компании проводятся совещания трёх видов: 

– оперативные, селекторные;

– итоговые, плановые и внепла­новые;

– видеоконференции.

С 2014 года в АО «ФПК» внедряется практика проведения стратегической сессии, которая является инструментом обсуждения и формирования стратегических целей компании в среднесрочной перспективе. В этом отношении сессия заменила производственные сетевые совещания, которые в полной мере не позволяли эффективно работать над проблемами, стоящими перед компанией, – к этому не располагали в первую очередь форматы работы (доклады и отчёты). Стратегическая сессия предполагает более живое общение за «круглыми столами» и в дискуссиях. В них принимают участие управленцы разного уровня – от руководителей линейных предприятий до начальников филиалов и начальников управлений компании, а также внешние эксперты и консультанты, партнёры компании. 

Стратегические сессии планируется проводить в начале календарного года, чтобы обсудить наиболее актуальные проблемы, стоящие перед АО «ФПК» (оптимизация маршрутной сети, внедрение корпоративной системы KPI, внедрение корпоративной системы управления и т.п.), общими усилиями выработать наиболее оптимальные решения, а также получить обратную связь от подразделений компании и поддержать инициативы, идущие снизу.  

Для упорядочения работы по подготовке и проведению совещаний в компании составляется календарный план на месяц, в котором учитываются плановые совещания АО «ФПК» и ОАО «РЖД».

В зависимости от целей и задач, которые решает совещание, выбирается формат работы: это может быть либо заслушивание докладов руководителей причастных подразделений, либо постановка задач, либо обмен мнениями.

Оперативные совещания у генерального директора или его первого заместителя проводятся два раза в неделю (по вторникам – с участием заместителей генерального директора и по пятницам – с участием руководителей аппарата управления). 

Как правило, оперативные совещания посвящены текущему положению дел в сфере перевозки пассажиров и финансовым показателям работы компании. Информация представляется в форме презентации. Если плановые показатели не достигнуты, рассматриваются причины полученного результата и принимается решение, которое должно скорректировать деятельность соответствующего подразделения. Дополнительно на оперативные совещания могут выноситься вопросы, по которым необходимо принять коллегиальное решение.

Селекторные совещания проводятся один раз в неделю (в среду или четверг в соответствии с планом-графиком). 

Каждый первый четверг месяца генеральный директор проводит селекторное совещание по итогам работы компании за прошедший месяц и ставит задачу на предстоящий период. В этом совещании принимают участие руководители аппарата управления и центров – структурных подразделений АО «ФПК», филиалов и их структурных подразделений.

На текущих селекторных совещаниях рассматриваются производственно-технические вопросы с присутствием только руководителей подразделений аппарата управления и филиалов компании, отвечающих за данную сферу деятельности.

Все решения, принятые на оперативных и селекторных совещаниях, оформляются протоколами. Исполнение принятых решений контролирует отдел контроля и анализа исполнительской дисциплины Управления делами АО «ФПК».

Видеоконференции у первого заместителя, заместителей генерального директора, начальников подразделений аппарата управления и центров – структурных подразделений АО «ФПК» проводятся по отдельному графику. 

Другие совещания назначаются по производственной необходимости.

Эффективность проводимых в АО «ФПК» совещаний достигается за счёт чёткого определения структуры повестки дня и круга рассматриваемых вопросов, качественной подготовки презентационных материалов, точной постановки целей совещания и требовательного отношения руководителей компании к его проведению.

В целях повышения эффективности совещаний руководители компании регулярно принимают участие в тренингах и обучающих мероприятиях при прохождении профессиональной переподготовки по программам МВА, подготовки кадрового резерва (деловая игра «Публичные выступления», тренинги «Тайм-менеджмент» и «Организационное поведение»).

Для более эффективного использования трудовых ресурсов и рабочего времени в 2014 году в компании было сокращено количество времени, затрачиваемого на проведение совещаний (за счёт размещения информационных материалов на сетевых ресурсах), а также сокращено в два раза количество участников селекторных совещаний (за исключением месячного итогового совещания) – за счёт привлечения к участию в них исключительно руководителей аппарата управления и филиалов компании, отвечающих за производственно-технические вопросы. Также было сокращено на 20% количество видеоконференций – за счёт более рационального использования времени и решения комплекса производственно-технических, хозяйственных и финансовых вопросов силами самих подразделений.

Практика и результаты производственной деятельности компании показывают, что совещание – это высокоэффективная, исторически сложившаяся и оправдавшая себя форма управления. В АО «ФПК» совещание представляет собой способ открытого коллективного обсуждения различных производственных вопросов, имеющий следующие положительные стороны:

– во-первых, совместная интеллектуальная деятельность повышает эффективность мышления;

– во-вторых, совещание позволяет свести к минимуму вероятность принятия случайных решений;

– в-третьих, в ходе совещания раскрывается потенциал каждого из участников и укрепляется их творческое содружество.